Documents sortants livraison

Lorsqu'un mouvement sortant est créé dans OpenBoxes, certains documents sont automatiquement générés. Ces documents peuvent être des ressources utiles pour communiquer avec les destinataires, trouver des articles en stock et assurer le suivi des articles demandés. Les documents sont générés lorsque le processus de sortie livraison est lancé dans OpenBoxes, avant même que le livraison soit expédié. Le contenu des documents est également mis à jour automatiquement en fonction des modifications apportées au site livraison. 

Nous pouvons également télécharger des documents relatifs à l'Outbound livraison. De cette façon, les documents importants relatifs au site livraison sont disponibles sur OpenBoxes pour que les utilisateurs puissent les consulter et les télécharger. Le téléchargement de documents est abordé à la fin de ce document. 

Chaque organisation peut générer des documents personnalisés. Les instructions pour ce faire seront bientôt publiées.  

Nous pouvons accéder aux documents Outbound livraison de deux manières :

• Saisissez le code livraison dans la barre de recherche globale > Sur la page des détails delivraison , cliquez sur l'onglet Documents.
• Passez la souris sur l'onglet Outbound dans la fenêtre barre de navigation supérieure > Cliquez sur Mouvements de listes sortantes > Recherchez le site livraison souhaité et cliquez sur l'hyperlien livraison > Sur l'écran livraison Page de détailsCliquez sur le bouton Onglet Documents.

Tous les documents peuvent être téléchargés sur l'ordinateur en cliquant sur le bouton Télécharger dans la colonne de droite. 

Documents sortants livraison

Vous trouverez ci-dessous les documents créés automatiquement pour les envois sortants :

1. Exportation des postes de mouvements de stock. Il s'agit d'un fichier CSV qui contient des informations sur les produits demandés pour livraison. Ce fichier contient des informations sur le code produit, le nom du produit, la quantité et l'ID du destinataire. 
2. Imprimer la liste de sélection. Une fois que la quantité des articles demandés a été confirmée dans le processus Outbound livraison dans Open boxes et que nous sommes prêts à commencer à emballer les articles, les collègues de l'entrepôt peuvent imprimer ce document pour trouver les articles dans l'entrepôt.
   
   Ce document comprend des informations générales et le site location des articles. La liste regroupe également les articles en fonction des catégories de manutention, telles que la chaîne du froid, les matières dangereuses et les marchandises générales. Les articles qui sont annulés pour une raison quelconque sont également regroupés séparément. 
   
   Il montre les informations sur :
   1. Demandé : La quantité que nous allons remplir. 
   2. Numéro de série/lot : Le numéro de lot des articles à sélectionner pour être expédiés. Il peut y avoir plus d'un numéro de lot pour un seul article demandé. OpenBoxes tire des informations de différents numéros de lot dans l'inventaire disponible pour répondre à la quantité demandée. 
   3. Date d'expiration : La date d'expiration des numéros de lot à expédier.
   4. Le bac Location (si utilisé) : L'emplacement location pour les numéros de lot.
   5. Prélèvement suggéré : La quantité d'articles à prélever dans chaque numéro de lot et d'emplacement. 
3. Note de livraison. Il s'agit d'un excellent document à utiliser comme outil de communication avec la partie destinataire. Ce document peut être envoyé avec le livraison et il montre les divergences entre le livraison envoyé et la demande originale, y compris tout commentaire sur les raisons de ces divergences. Cela permet de gagner du temps et d'éviter toute confusion.
   Par exemple, si un article particulier demandé a été remplacé par un autre article, cela peut être vu dans le bon de livraison avec le code de motif, comme le montre la capture d'écran ci-dessous :Un autre exemple de cas où un bon de livraison pourrait être utile est celui où nous n'avons pas été en mesure de satisfaire entièrement une demande en raison d'un stock insuffisant ou où nous avons annulé une demande pour une raison quelconque.
4. Liste d'emballage. Une liste de colisage accompagne le site livraison ou les boîtes physiques et est utilisée pour informer les sociétés de transport de ce qu'elles transportent. Outre le transport, elle permet également au destinataire de trouver rapidement l'article qu'il cherche et où il se trouve (quelle boîte ou quelle palette). La liste de colisage comprend l'origine, la destination, le type livraison , le numéro livraison , la date d'expédition prévue, la date d'expédition réelle, la date de livraison réelle et les commentaires éventuels. 
   
   La liste de colisage automatisée générée par OpenBoxes comprend également les informations suivantes concernant les produits :
   1. Pack Niveau 1
   2. Pack Niveau 2
   3. Code produit
   4. Nom du produit
   5. Code du fournisseur
   6. Fabricant
   7. Code fabricant
   8. Numéro de lot
   9. Date d'expiration
   10. Quantité
5. Liste de colisage pour l'exportation (.xls). La liste de colisage mentionnée ci-dessus est destinée à être imprimée, tandis que la liste de colisage pour l'exportation n'est qu'un tableau de données, destiné aux importations/exportations ou aux analyses de données. 
6. Certificat de donation. Ce document indique la valeur totale d'un site livraison, formaté pour l'impression. Le format excel permet également aux utilisateurs d'apporter des modifications. Il a été conçu pour certains utilisateurs qui devaient présenter la documentation de chaque distribution à un établissement de santé puisque le gouvernement l'enregistre comme un don. 

Télécharger des documents

1. Pour télécharger dans OpenBoxes des documents liés à un document sortant livraison, allez à la page livraison . 
2. Sur la page livraison , il y a une option pour "Télécharger des documents". Cliquez sur le bouton. 
3. Maintenant, nous pouvons ajouter des documents à l'adresse livraison. Entrez les informations dans les champs suivants :
   1. Nom: Entrez un nom qui décrit le mieux le document. 
   2. Type de document: Sélectionnez un type de document parmi les options de la liste déroulante. Il existe une option "Autre" si le document ne correspond pas aux options de la liste déroulante. Si nous voulons joindre un lien à la place, nous n'avons pas besoin de sélectionner un type de document.  
   3. Fichier: Sélectionnez le fichier à télécharger depuis votre ordinateur. Si nous téléchargeons un fichier, celui-ci sera affiché sous l'onglet Documents. 
   4. URL: Si nous voulons joindre un lien au lieu d'un document, nous pouvons saisir le lien ici. Celui-ci sera affiché sous l'onglet Documents, dans la rubrique Liens. Un hyperlien est créé avec le lien fourni sur lequel les utilisateurs peuvent cliquer.