Créer un bon de commande

Pour pouvoir créer un bon de commande, vous devez vous trouver dans un site location où la fonctionnalité d'achat est activée. Si vous ne voyez pas le menu d'achat, demandez à votre administrateur d'activer les achats dans votre location.

Pour les dépôts ou les bureaux qui passent des commandes à plusieurs endroits (par exemple, un siège social qui achète des stocks pour les livrer à toutes ses filiales), un paramètre "centrale d'achat" peut être activé pour permettre à l'utilisateur de voir et de créer des commandes destinées à plusieurs endroits. Les instructions ci-dessous indiquent comment le processus est différent pour les centrales d'achat.

Permissions

Dans un site Web donné ( location), les gestionnaires, les administrateurs et les superutilisateurs ont tous la possibilité de créer des bons de commande. Cependant, seuls les utilisateurs ayant le droit d'approuver les commandes peuvent passer ou modifier des commandes. Si vous ne pouvez pas effectuer les étapes énumérées ci-dessous, ou si vous ne voyez pas les informations de prix dans les commandes, demandez à votre administrateur de vérifier vos autorisations.

Créer une commande

Allez dans la rubrique achats > créer un bon de commande

Cela vous amènera à la page d'en-tête de la commande :

Remplissez les champs en suivant les instructions ci-dessous

1. Numéro d'ordre : laisser vide pour générer automatiquement
2. Description (obligatoire) : Saisissez une brève description de la commande
3. Origine (obligatoire) : Sélectionnez le fournisseur dans le menu déroulant. Si le fournisseur n'est pas disponible, votre administrateur peut ajouter un fournisseur location en suivant ces instructions.
4. Destination (obligatoire) : Dans un achat ordinaire location, votre destination sera le dépôt dans lequel vous vous trouvez actuellement. Si vous voulez envoyer les marchandises à un autre location, rendez-vous dans ce dépôt avant de créer la commande. Dans les centrales d'achat, vous pourrez sélectionner n'importe quelle destination pouvant recevoir du stock.
5. Organisation acheteuse (obligatoire) : Il s'agit du bureau qui émet le bon de commande - le bureau qui paiera la facture. Il sera automatiquement défini comme l'organisation parapluie du site location où vous créez le bon de commande.
6. Commandé par (obligatoire) : Ce champ sera rempli automatiquement par votre nom. Vous pouvez le mettre à jour si nécessaire.
7. Commandé le (obligatoire) : La date de création de la commande sera automatiquement remplie. Vous pouvez la mettre à jour si nécessaire.
8. Mode de paiement : Sélectionnez un mode de paiement dans la liste déroulante. Votre administrateur peut ajouter de nouveaux modes de paiement en suivant ces instructions.
9. Conditions de paiement : Sélectionnez une modalité de paiement dans la liste déroulante. Votre administrateur peut ajouter de nouveaux modes de paiement en suivant ces instructions.
10. Devise : La devise sera remplie automatiquement avec la devise par défaut définie pour le système. Sélectionnez dans la liste déroulante pour passer à une autre devise. Si la devise dont vous avez besoin n'est pas disponible, votre administrateur peut l'ajouter en suivant les instructions suivantes

En appuyant sur suivant, vous créerez le bon de commande

Ajouter des articles à un bon de commande

La page suivante vous permet d'ajouter des lignes d'articles et de non-articles à une commande. Cette section se concentre sur les lignes d'articles - passez directement à la section sur les ajustements de commande pour les lignes de non-articles.

Pour ajouter un article à une commande, remplissez chacun des champs de l'onglet Modifier les articles, puis cliquez sur Enregistrer pour ajouter l'article. Voir ci-dessous les instructions détaillées pour chaque champ :

1. Produit (obligatoire) : utilisez la recherche de produits pour trouver et sélectionner un produit à ajouter au bon de commande. Vous pouvez effectuer une recherche par code ou par nom
2. Code source: Une fois que vous avez sélectionné un produit, vous pourrez choisir un code source. Le code source représente une combinaison particulière de code fournisseur, de fabricant et de code fabricant. Si vous avez déjà commandé cet article ou saisi des informations sur le devis, la liste déroulante du code source affichera toutes les combinaisons précédentes de numéros de fournisseur/fabricant pour ce produit et location. Vous pouvez sélectionner l'une des sources préexistantes pour remplir automatiquement les autres champs. Si vous ne sélectionnez pas de code source, le code du fournisseur, le fabricant et les codes du fabricant resteront vides. Si vous souhaitez ajouter une combinaison de codes qui n'existe pas encore, vous pouvez cliquer sur "créer un nouveau" dans la liste déroulante et saisir les informations dans la modale. Lors de la sauvegarde, une source sera créée et les informations que vous avez saisies seront ajoutées à la commande.

3. Quantité (obligatoire) : Entrez la quantité commandée dans ce champ. N'oubliez pas qu'il s'agit de la quantité par unité de mesure, qui est le champ suivant. Si vous mettez "chaque" dans l'unité de mesure, il s'agit du nombre de pièces. Si vous mettez "Box/20", il s'agit du nombre de boîtes de 20.

4. Unité de mesure (obligatoire) : L'unité de mesure est en fait deux champs - un paquet et un nombre d'articles par paquet. Pour le conditionnement, vous pouvez choisir dans une liste - boîte, caisse, bouteille, blister, paquet - puis vous indiquez le nombre d'unités par paquet. Par exemple, pour une boîte de 20, sélectionnez "Boîte", puis inscrivez 20 dans le champ à droite. Si vous sélectionnez "chaque", le système remplit automatiquement le champ 1 comme nombre d'unités par paquet.

5. Coût (obligatoire) : Entrez le coût par unité de mesure. Par exemple, si votre unité de mesure est une boîte de 20, le coût saisi doit être le coût par boîte de 20.

6. Coût total : Il sera calculé automatiquement comme la quantité * le coût unitaire

7. Destinataire : Si une personne ou un service particulier doit recevoir cet article, sélectionnez son nom dans la liste déroulante.

8. Date de disponibilité estimée : Entrez la date à laquelle les articles sont censés être prêts à être expédiés. Cette zone peut être laissée en blanc.

9. Code budgétaire (obligatoire si visible) : Ce champ n'apparaîtra que si votre administrateur a activé le codage budgétaire. S'il apparaît, il est nécessaire de le remplir. Sélectionnez le code budgétaire auquel ce poste sera imputé.

Pour chaque ligne de commande, appuyez sur Enregistrer pour ajouter la ligne complétée à la commande. Vous pouvez ensuite passer à la ligne suivante

Ajouter des frais non liés à des articles à un bon de commande

Si vous devez ajouter des frais autres que des articles à une commande, comme des frais d'expédition, des frais ou des taxes, cliquez sur le deuxième onglet, appelé "ajustements de commande" :

Remplissez les champs visibles dans cet onglet en suivant les instructions ci-dessous, puis cliquez sur Enregistrer. Veuillez noter qu'il n'y a pas d'importation pour les ajustements de commande pour le moment, donc toutes les lignes sans article devront être saisies une par une.

1. Type (obligatoire) : Sélectionnez le type d'ajustement de la commande dans la liste déroulante. Si vous ne voyez pas un type qui correspond à vos besoins, demandez à votre administrateur de l'ajouter.
2. Article de la commande : Si l'ajustement est associé à un article de la commande (disons une remise sur un article particulier), vous pouvez sélectionner l'article dans le menu déroulant. Laissez vide si la charge n'est pas associée à un article spécifique.
3. Description (obligatoire) : décrivez la charge
4. Pourcentage/montant (un seul obligatoire): Vous pouvez indiquer soit un montant pour les frais, soit un pourcentage. Si vous indiquez un montant, ce montant sera ajouté à la commande. Si vous indiquez un pourcentage, OpenBoxes calculera le montant à ajouter à la commande en fonction du pourcentage que vous avez saisi.
5. Commentaires : saisissez tout commentaire supplémentaire si nécessaire
6. Code budgétaire (obligatoire si visible): Ce champ n'apparaîtra que si votre administrateur a activé le codage budgétaire. S'il apparaît, il est obligatoire de le remplir. Sélectionnez le code budgétaire auquel ce poste sera imputé.

Pour chaque ajustement de commande, appuyez sur Enregistrer pour ajouter la ligne complétée à la commande.

Modifier les lignes de commande avant de passer une commande

Si vous devez modifier un élément de commande ou un ajustement de commande après l'avoir ajouté, vous pouvez le faire en cliquant sur Modifier dans le menu Actions :

Cela fera apparaître une modale contenant toutes les informations relatives à cette ligne de commande.

Vous pouvez modifier toutes les informations de cette modale, sauf le produit. Si vous devez changer le produit, vous pouvez supprimer la ligne en utilisant le bouton de suppression dans le menu déroulant. Vous pouvez ensuite ajouter une nouvelle ligne avec le produit correct.

Passer et imprimer la commande

Une fois que votre commande est prête, cliquez sur "Passer la commande" pour finaliser l'achat. Veuillez noter que seuls les utilisateurs ayant des autorisations d'approbation sont autorisés à soumettre des commandes - cela empêche les utilisateurs qui n'ont pas d'autorisation financière de passer des commandes. Les autorisations d'approbation peuvent être ajoutées ou supprimées par votre administrateur système.

Après avoir passé la commande, vous serez autorisé à imprimer la commande. En appuyant sur le bouton d'impression de la commande, vous générerez un PDF de la commande qui pourra être enregistré et envoyé au fournisseur. Les commandes ne peuvent être imprimées qu'après avoir été passées, afin d'éviter que des commandes ne soient envoyées sans les approbations nécessaires.