Expédier un ordre d'achat

Lorsque les articles d'une commande sont prêts à être expédiés, les utilisateurs peuvent les ajouter à un livraison qui peut être suivi et reçu à un dépôt. Ce processus doit être conçu à la réception d'une liste de colisage ou d'informations sur livraison , mais il peut également être effectué à la réception des marchandises si aucun préavis n'est fourni.

Il y a deux façons de créer un livraison à partir d'une commande :

Allez dans le menu Achats>Expédier à partir d'une commande. Choisissez cette option si vous voulez combiner plusieurs commandes en une seule. livraison
Allez à la page de visualisation de la commande que vous voulez expédier, et appuyez sur le bouton "Expédier la commande". Cette méthode est plus efficace si vous expédiez à partir d'une seule commande, car elle remplit automatiquement certaines données pour vous.

Si vous choisissez la première option, vous accéderez à une page où vous pourrez saisir les informations de l'en-tête livraison :

Entrez une description de livraison et un fournisseur d'origine (la destination sera remplie automatiquement par votre location), puis appuyez sur suivant. Remarque : si vous créez le site livraison à partir de la commande, vous sauterez cette page car la description, l'origine et la destination seront remplies automatiquement à partir de la commande.

La page suivante vous permet de choisir les articles de la commande à expédier. Si vous avez accédé à cette page à partir de la page d'affichage de la commande, elle remplit automatiquement toutes les lignes restantes de la commande. Si vous y avez accédé à partir du menu, elle sera d'abord vide.

Pour ajouter des lignes à l'adresse livraison, cliquez sur le bouton "Ajouter des lignes" en haut à droite. Cela ouvrira une modale qui montre toutes les lignes ouvertes sur toutes les commandes avec votre fournisseur et votre destination.

Vous pouvez utiliser les cases situées en haut de la modale pour filtrer par commande et par produit. Pour ajouter des articles à l'adresse livraison, entrez la quantité que vous voulez ajouter sous "Quantité à expédier", ou cochez la case à l'extrême gauche de la ligne pour ajouter la quantité totale disponible. Une fois que vous avez sélectionné toutes vos lignes, cliquez sur "ajouter des articles à livraison".

Cela vous ramènera à la page d'édition, avec tous vos articles ajoutés à livraison. Vous pouvez ajouter d'autres articles à travers cette modale à tout moment, ou vous pouvez supprimer des articles en utilisant le bouton de suppression. Maintenant que vos articles figurent sur le site livraison, vous pouvez ajouter des informations sur le lot, la date d'expiration et l'emballage. Il est également possible de laisser ces champs vides si vous ne disposez pas d'informations de suivi de l'emballage ou du lot pour le site livraison. Si une ligne comporte deux numéros de lot ou deux conteneurs différents, utilisez le bouton de division de la ligne. Cela ajoutera une ligne identique en dessous de la première, sans quantité. Vous pouvez ajuster la quantité à répartir entre les deux lignes, et remplir les informations de lot et d'emballage par ligne. Une validation permet de s'assurer que chaque fois que vous divisez une ligne, la quantité globale expédiée reste la même.

For product name that are too long to fit in the product column, you can hover over the name to display a tooltip with the entire product name.

Une fois que vous êtes satisfait de la liste de colisage, appuyez sur suivant pour passer à la dernière page du flux de travail :

Sur cette page, vous pouvez revoir votre travail et ajouter un type de livraison , des informations de suivi et des commentaires. Vous pouvez également charger des documents ou télécharger l'un des modèles d'expédition disponibles. Une fois que vous êtes convaincu que le site livraison est complet, cliquez sur "Envoyer". Cela mettra à jour le statut de livraison pour envoyer une redirection vers la page d'affichage de livraison :

Expédier à partir d'une commande en utilisant une importation Excel

Allez dans le menu des achats>Expédition à partir de la commande

2. La première page du flux de travail d'expédition s'affiche. Saisissez la description et le fournisseur et appuyez sur suivant

3. La page suivante vous amène à la page de la liste de colisage. Elle sera vide au départ.

4. Si vous avez déjà un modèle d'importation complété, vous pouvez passer directement à l'étape 6. L'étape 5 vous montre comment créer un modèle.

5. Appuyez sur le bouton "Télécharger". Vous verrez deux options : "modèle d'importation vierge" et "articles de commande disponibles".

a. "Modèle d'importation vierge" permet de télécharger un modèle vierge que vous pouvez remplir à la main. Les champs marqués d'une étoile sont obligatoires. L'identifiant de l'article de la commande n'est pas obligatoire SAUF si le code produit apparaît deux fois sur la commande. Si PO0001 a deux lignes pour AB12, vous devez ajouter l'identifiant de l'article de la commande pour montrer de quelle ligne vous expédiez. Consultez l'option b pour savoir comment obtenir le numéro d'article de la commande.

b. "Articles de commande disponibles" télécharge un modèle prérempli avec toutes les lignes de commande disponibles pour l'expédition à partir de ce fournisseur. C'est la meilleure option à utiliser si vous ne voulez pas saisir manuellement une longue liste d'articles. Comme les données de la commande se trouvent toutes dans le modèle, il vous suffit d'ajouter les informations relatives au lot, à la date d'expiration et à l'emballage, le cas échéant, de mettre à jour la quantité si vous le souhaitez et de supprimer les lignes que vous ne souhaitez pas ajouter à la commande. livraison

6. Une fois que vous avez choisi un modèle et que vous l'avez modifié pour refléter les éléments, enregistrez votre version finale sous forme de fichier .csv (le téléchargement sera déjà dans ce type de fichier). Cliquez ensuite sur "Importer un modèle", choisissez votre fichier et cliquez sur OK.

7. Vous devriez maintenant voir tous les éléments de votre feuille de calcul mis à jour sur la page. Si vous rencontrez des difficultés, voici quelques erreurs de validation courantes que vous pouvez rencontrer et comment les corriger :

a. La date d'expiration n'est pas valide - si vous avez saisi une date dans un format ou d'une manière incorrecte dans le passé, vous obtiendrez une erreur vous demandant de la mettre à jour. Veuillez utiliser la date courte de style américain (MM/DD/YYYYY) comme format de date pour éviter les problèmes.

b. La quantité à expédier est supérieure à la quantité disponible : Cela signifie que vous essayez d'expédier une quantité supérieure à celle qui figure sur la commande. L'erreur vous indiquera la ligne qui pose problème - vérifiez la commande pour voir quelle quantité est disponible et mettez à jour le modèle.

8. Vous pouvez maintenant revoir vos articles sur livraison et apporter les modifications nécessaires. Une fois que vous êtes satisfait de la liste de colisage, appuyez sur suivant pour passer à la dernière page du flux de travail :

À partir de là, le dépôt peut poursuivre le processus de réception normalement.