Modifier un bon de commande

Si une commande n'a pas encore été passée, toute personne disposant de droits de gestion peut ouvrir et modifier la commande. Une fois la commande passée, seuls les utilisateurs disposant de droits d'approbation peuvent la modifier. Cette mesure vise à empêcher les utilisateurs d'apporter des modifications qu'ils n'ont pas l'autorisation financière d'effectuer. Les utilisateurs disposant de droits d'approbation peuvent modifier une commande directement lorsqu'elle est en cours de traitement, sans la ramener en arrière. Pour qu'un utilisateur n'ayant pas l'autorisation d'approuver puisse modifier un bon de commande placé, l'approbateur doit appuyer sur le bouton "Rollback", ce qui ramènera le bon de commande au statut en attente. Il peut alors être modifié par n'importe quel gestionnaire ou administrateur. Une fois la modification terminée, l'approbateur devra repasser la commande.

De même, les commandes ne peuvent être supprimées que si leur statut est en attente. Pour supprimer un bon de commande placé, l'approbateur doit d'abord le remettre en attente. À ce moment-là, l'option de suppression devient disponible.

Modifier les informations d'en-tête

Les commandes peuvent être modifiées après leur création en allant sur la page d'affichage de la commande et en cliquant sur "Modifier la commande".

Si vous êtes autorisé à modifier le bon de commande (voir la section sur les autorisations de modification ci-dessous), ce bouton vous ramènera à la page d'ajout d'éléments du bon de commande, où vous pourrez modifier tout élément ou ajustement. En appuyant sur le bouton de retour, vous reviendrez à la page d'en-tête, où vous pourrez modifier les conditions de paiement et le mode de paiement.

Certains champs d'en-tête ne peuvent pas être modifiés si le BC comporte des lignes. Si vous devez modifier la destination, le fournisseur ou le code du bon de commande, vous devrez soit supprimer toutes les lignes du bon de commande avant d'effectuer la modification, soit supprimer le bon de commande et en créer un nouveau.

Modifier les éléments d'un bon de commande

Après avoir cliqué sur "modifier la commande" et ouvert la page d'ajout d'articles, vous pouvez voir vos options de modification pour une ligne donnée en cliquant sur le menu d'actions à l'extrême droite. Si une ligne n'est pas encore expédiée ou facturée (voir ci-dessous), vous verrez trois options : Modifier, Supprimer et Annuler.

Si vous choisissez l'option de suppression, vous recevrez une notification vous demandant si vous voulez supprimer la ligne. Si vous appuyez sur "Oui", cette ligne sera supprimée de la commande pour toujours.

Si vous voulez supprimer une ligne d'un bon de commande, mais que vous ne voulez pas effacer les données, vous pouvez choisir l'option d'annulation. En choisissant d'annuler, la ligne devient rouge et toutes les informations associées sont masquées, de sorte que cette ligne n'apparaît pas sur l'impression ou le récapitulatif de la commande et n'est pas disponible pour l'expédition ou la facturation. Si vous souhaitez annuler l'annulation d'une ligne, vous pouvez cliquer sur le bouton "Annuler" dans le menu des actions. La ligne sera restaurée telle qu'elle était auparavant.

La troisième option du menu d'actions est le bouton de modification. En cliquant dessus, vous ferez apparaître une modale contenant toutes les informations relatives à cette ligne de commande.

Dans cette modale, vous pouvez modifier la source du produit (y compris la création d'une nouvelle source de produit en sélectionnant l'option "create new" dans la liste déroulante), la quantité, l'UOM, le prix unitaire, le destinataire, la date d'expédition indiquée ou le code budgétaire. La valeur totale de la ligne sera automatiquement mise à jour si vous modifiez le coût unitaire ou la quantité. Vous remarquerez qu'il existe également un nouveau champ intitulé "Date d'expédition prévue actuelle". Vous pouvez utiliser ce champ pour suivre la différence entre les dates de livraison indiquées par un fournisseur et les informations d'expédition mises à jour qu'il fournit. Ainsi, les utilisateurs peuvent voir la date d'expédition la plus précise, mais la date d'expédition indiquée est conservée pour être utilisée dans les mesures du fournisseur.

Une fois que vous avez mis à jour les champs que vous devez modifier, appuyez sur Enregistrer. La ligne de commande sera mise à jour et vous pourrez soit modifier une autre ligne, soit quitter la commande.

Modifier les ajustements sur un bon de commande

Pour modifier un ajustement de commande, allez dans l'onglet ajouter des ajustements dans l'écran de modification de ligne. À l'extrême droite, vous verrez un menu d'actions avec exactement les mêmes options que le menu d'actions des articles : supprimer, modifier et annuler. Ces actions fonctionnent de la même manière pour les ajustements de commande que pour les articles de commande. Vous pouvez modifier n'importe quel aspect de l'ajustement de commande en mettant à jour le champ dans la modale d'édition. Lorsque vous enregistrez, vos modifications sont sauvegardées et vous pouvez effectuer des mises à jour supplémentaires ou modifier la commande.

Que se passe-t-il si je ne vois pas certaines ou toutes les options décrites ci-dessus ?

Les options de modification qui vous sont proposées sont limitées en fonction de l'état d'avancement de la ligne d'achat dans le processus d'expédition et de facturation. Les lignes qui n'ont pas d'expéditions ou de factures associées ne sont soumises à aucune restriction d'édition. Cependant, dès qu'une ligne est partiellement expédiée ou partiellement facturée, certaines options d'édition sont désactivées pour vous empêcher de saisir des données erronées. Vous trouverez ci-dessous une ventilation des champs modifiables pour les articles à chaque étape du processus :

Articles ou ajustements sur une commande en attente - toutes les options de modification décrites ci-dessus sont disponibles, et la modification ne nécessite pas les autorisations de l'approbateur.
Articles ou ajustements sur une commande passée sans expéditions ni factures - toutes les options de modification décrites ci-dessus sont disponibles, mais uniquement pour les utilisateurs disposant d'une autorisation d'approbation.
Articles ou ajustements qui ont été prépayés - toutes les options de modification sont disponibles pour les approbateurs, mais la commande elle-même ne peut pas être annulée ou supprimée si des lignes ont été prépayées.
Articles dans un livraison - Les articles avec une quantité quelconque dans un livraison (même s'il est encore en attente) ne peuvent pas être supprimés ou annulés. Les champs relatifs à l'unité de mesure ne peuvent pas être modifiés et la quantité ne peut pas être inférieure à la quantité des expéditions. Par exemple, si je commande 10 ballons de basket et que 4 ballons ont été expédiés, je peux augmenter la quantité de la commande à 11, ou la réduire à 4, mais je ne peux pas la réduire à 3 car cela signifierait que j'ai commandé moins de ballons que je n'en ai expédiés. Les utilisateurs disposant de l'autorisation d'approuver peuvent modifier tous les autres champs.
Articles ou ajustements dans une facture - Les articles dont la quantité est quelconque dans une facture (même si elle est en attente) ne peuvent pas être supprimés ou annulés. Comme pour les articles expédiés, le champ de l'unité de mesure ne peut pas être modifié, et la quantité ne peut pas être abaissée en dessous de la quantité dans les expéditions ou les factures. Les informations relatives au prix unitaire et au code budgétaire ne peuvent pas non plus être modifiées pour éviter les conflits avec la facture. Les utilisateurs ayant l'autorisation d'approuver peuvent modifier tous les autres champs de l'article. Les ajustements qui ont été facturés ne peuvent être modifiés en aucune façon.

Vous pouvez vérifier le statut d'une ligne de commande de deux façons :

Si le site livraison ou la facture a été enregistré(e), la quantité apparaîtra comme expédiée ou facturée dans l'onglet "Statut de l'article" de la page d'affichage de la commande. Dans la capture d'écran ci-dessous, on voit que les articles de cette commande ont été expédiés, mais qu'aucune quantité n'a encore été reçue ou facturée. Vous pouvez voir le statut de facturation des ajustements dans l'onglet des ajustements.

2. Si le site livraison ou la facture est toujours en attente, les quantités de la transaction en attente n'apparaîtront pas comme expédiées ou facturées. Cependant, vous pouvez voir les expéditions en attente dans l'onglet Expéditions et les factures en attente dans l'onglet Factures. Si l'une des expéditions en attente a été créée par erreur, vous pouvez cliquer sur le site livraison pour retirer des éléments ou supprimer complètement le site livraison . Les factures en attente peuvent également être modifiées ou supprimées, mais uniquement par les utilisateurs disposant d'un droit de facturation.

Modifier les articles d'un bon de commande - via l'importation

OpenBoxes permet de modifier certains champs d'une commande par le biais de l'importation. Si vous effectuez des modifications en masse dans les champs prix unitaire, code budgétaire, code source, destinataire, date estimée de mise à disposition ou date réelle de mise à disposition, utilisez la méthode ci-dessous. Tous les autres champs doivent être modifiés un par un dans l'interface utilisateur.

Allez dans votre commande et cliquez sur "Modifier la commande".
Une fois sur la page d'édition de l'article, cliquez sur "Exporter les articles".

Cette opération permet de télécharger un fichier Excel contenant toutes les informations de la commande.

3. Mettez à jour les champs que vous souhaitez modifier

Code source - saisissez le nouveau code correspondant aux informations de sourcing que vous souhaitez ajouter. Il n'est pas nécessaire de mettre à jour le code du fournisseur, le fabricant, le nom de la source ou le code du fabricant. Ils seront tous extraits du code source.
Destinataire - Indiquez le nom complet du destinataire dans la cellule. Il doit correspondre exactement à l'enregistrement de la personne dans OpenBoxes pour que l'importation fonctionne.
Date de disponibilité estimée - Remplacez le champ par une nouvelle date au format date courte (mm/jj/aaaa).
Date de disponibilité réelle - Remplacez le champ par une nouvelle date au format de date courte (mm/jj/aaaa).
Prix unitaire - Remplacer le champ par le nouveau prix unitaire.
Code budgétaire - Remplacer le champ par le nouveau code budgétaire.
Les autres champs ne peuvent pas être modifiés lors de l'importation - leur modification entraînera l'échec de l'importation.

4. Corriger les erreurs de données dans le modèle - cette importation est une nouvelle fonctionnalité et malheureusement, il y a quelques problèmes de formatage que vous devrez résoudre avant que l'importation ne fonctionne.

Certaines des quantités dans l'exportation seront au format général tandis que d'autres seront au format numérique. Vous devez reformater la colonne en général avant de l'importer.
Si le champ du code source est vide pour une ligne quelconque, l'exportation affichera le mot "null" dans la colonne du code source. Supprimez les zéros dans ce champ avant l'importation.
Si OpenBoxes affiche une erreur indiquant que le code fournisseur ne peut pas être modifié, changez le champ au format "Nombre". Cela permettra de conserver les décimales (par exemple : 33050.0 au lieu de 33050).

5. Dans OpenBoxes, appuyez sur "importer un modèle", choisissez votre fichier et appuyez sur ouvrir.

6. Vous devriez recevoir un message indiquant que les données ont été mises à jour. Si vous obtenez une erreur, reportez-vous aux instructions ci-dessus. Vous avez peut-être oublié de reformater une colonne particulière.

7. Allez à la page d'affichage pour vérifier votre travail - vous devriez voir les nouvelles valeurs dans l'onglet des détails de l'article.