Outbound livraison page par page - Editer

Avant de décrire la page elle-même, il est important de souligner les différences entre la quantité en main et la quantité disponible. Ce concept est très important pour cette étape du flux de travail des mouvements de stock sortants.

• Laquantité en stock représente la quantité totale en stock à un endroit donné. Elle englobe tous les produits, y compris les lots ou les quantités qui peuvent être en attente, affectés à des demandes d'achat ou engagés d'une autre manière.
• Laquantité disponible représente la partie non engagée de l'inventaire. Pour déterminer ce chiffre, nous prenons la quantité disponible et soustrayons tout produit en attente, déjà prélevé pour d'autres mouvements de stock/transferts de stock, ou qui est autrement engagé et ne peut pas être utilisé. Dans le flux de travail des mouvements de stock, la quantité disponible est très importante. Elle déterminera si vous avez suffisamment de stock non engagé disponible pour effectuer votre mouvement de stock.

Pour commencer

Sur la page de modification, il est possible de réviser une quantité ou de remplacer un article. Les utilisateurs peuvent modifier n'importe quel article, mais ils doivent modifier tout article dont la quantité disponible est inférieure à la quantité demandée. Ces articles sont mis en évidence en rouge dans notre exemple ci-dessous.

Nous pouvons voir que le premier article de notre mouvement de stock dispose d'une quantité suffisante et qu'il ne sera pas nécessaire de le modifier. Le deuxième article a une quantité limitée disponible (moins que notre quantité demandée) et doit être révisé pour refléter la quantité inférieure. Le troisième article n'a pas de stock disponible pour être expédié. Il doit être retiré de la commande ou remplacé par un autre produit.

Révision des quantités

J'ai révisé le deuxième article (10030) pour refléter la quantité disponible. L'utilisateur est tenu de saisir un code de motif lorsque des révisions sont effectuées. Ce code de raison sert à documenter la raison pour laquelle nous ne remplissons pas la quantité demandée. Vous pouvez choisir parmi plusieurs codes et vous trouverez de plus amples informations ci-dessous. Dans le cas présent, je vais sélectionner "Stock insuffisant".

Dans cet exemple, nous avons révisé l'article parce que la quantité totale n'était pas disponible. Cependant, OpenBoxes permet aux utilisateurs de modifier les quantités sur cette page même si la quantité totale est disponible.

Codes de raison

Il est important que les utilisateurs choisissent le code de motif qui reflète le plus précisément la situation associée à une révision de quantité. Voici un bref aperçu des codes et de leur impact sur la demande.

Rupture de stock - Il n'y a pas de produit disponible pour les demandes d'achat.

Stock insuffisant - Le produit disponible est limité (pas assez pour répondre à la quantité totale de la demande).

La taille du paquet contient une quantité différente - Cette quantité a été ajustée afin d'émettre un paquet complet (par exemple 1000 contre 1001).

Changement approuvé - Tout autre changement effectué sur la base du jugement de l'approbateur de la demande ou du pharmacien. Ne pas utiliser cette mention si la révision est due à une rupture de stock ou à un stock insuffisant, car la mention "changement approuvé" indique que la nouvelle valeur révisée doit être considérée comme la demande.

Date d'expiration antérieure - Éditer afin de consommer un produit ou un lot dont la date d'expiration est antérieure.

Fourni par le gouvernement - Il n'est pas nécessaire de fournir le produit car il sera fourni ailleurs.

Impossible à localiser - Il y a un problème d'inventaire où le produit n'a pas pu être localisé physiquement et n'a donc pas pu être inclus dans le mouvement de stock.

Erreur de demande - Utilisé lorsque la demande a été faite par erreur, par exemple une quantité incorrecte ou un article qui ne fait pas partie du formulaire d'un site.

Non nécessaire sur la base de la consommation - L'approbateur de la demande a déterminé que la consommation déclarée par l'établissement demandeur ne justifie pas la taille de la demande, et il révise la quantité à la baisse.

Backorder - Peut être utilisé pour indiquer une situation de rupture de stock ou de faible stock causée par la commande en souffrance d'un produit. Fonctionnement identique à celui de la rupture de stock ou du faible stock, mais avec des informations plus spécifiques.

Duplicate Request - This item was previously requested by the requester during the normal replenishment period. This should be used if requester submits additional requests for a stocked out item before the next request cycle.

Substitution totale

Au lieu de réviser la quantité, il est également possible de remplacer un article par un autre article similaire. Si un substitut est disponible, le bouton de substitution de la ligne en question comportera un bouton vert "Oui". Pour plus d'informations sur la manière de lier les substitutions afin qu'elles apparaissent sur cet écran, consultez le guide des substitutions.

Sur la page ci-dessous, Lisinopril 20 mg comprimé a une substitution disponible en stock. Pour voir le substitut, cliquez sur le bouton "Oui". Un menu contextuel s'ouvre alors. À partir de là, je peux entrer la quantité souhaitée (500) de l'article de substitution (comprimé de 10 mg de maléate d'énalapril). Vous verrez également un menu déroulant permettant de sélectionner un code de motif pour la substitution. Après avoir saisi les informations relatives à la substitution, sélectionnez "Enregistrer" pour continuer.

Lorsque vous reviendrez à la page d'édition, vous verrez que l'article d'origine est maintenant barré et remplacé par le nouvel article de substitution. OpenBoxes vous indiquera également la quantité en stock et la quantité disponible, comme pour les autres articles initialement inclus dans ce mouvement de stock.

Substitution partielle

Dans l'exemple ci-dessus, comme la quantité disponible était nulle, nous avons effectué une substitution complète. Les substitutions partielles sont également disponibles sur OpenBoxes. Cette fonctionnalité est utile si une certaine quantité du produit original est disponible et sera expédiée, mais que l'utilisateur souhaite également substituer la quantité manquante.

Supposons que 500 exemplaires de l'article 10053 soient demandés mais que nous n'en ayons que 250 de disponibles. Comme pour le flux de travail de substitution complète ci-dessus, je sélectionnerais le bouton vert "Oui" pour effectuer la substitution partielle.

Une fois dans le mode de substitution, nous indiquerons que nous voulons toujours les 250 articles disponibles de l'article 10053 (indiqués sur la première ligne) tout en ajoutant 250 articles du substitut Enalapril.

Après avoir cliqué sur "Enregistrer", nous sommes ramenés à la page d'édition où nous pouvons voir que la demande originale est barrée et que les lignes mises à jour sont maintenant listées en dessous.

Substitution personnalisée

OpenBoxes donne également aux utilisateurs la possibilité d'effectuer une substitution personnalisée, auquel cas l'utilisateur sélectionne directement un substitut approprié. Le flux de travail est assez similaire aux exemples de substitution complète et partielle ci-dessus. Supposons que nous ayons à nouveau besoin de substituer l'article 10053. Nous cliquons sur le bouton vert "Oui" pour entrer dans la modale de substitution. Nous voyons à nouveau la liste avec l'article d'origine, ainsi que le substitut prédéfini. Cependant, dans ce cas, pour ajouter un substitut différent, nous allons sélectionner le bouton vert au centre intitulé "Ajouter un substitut personnalisé".

Cela fera apparaître une autre ligne où nous pourrons saisir directement un code ou un nom de produit. Pour cet exemple, supposons que nous pouvons utiliser l'article 12691 Losartan Potassium comme substitut personnalisé. Nous allons le saisir dans la case et sélectionner l'article. La quantité disponible pour notre article de substitution apparaît alors et nous pouvons saisir la quantité souhaitée. Utilisons 500 comme quantité pour cette substitution personnalisée. Sélectionnez ensuite "Enregistrer" pour continuer.

Cela nous ramène à la page de modification, où notre ligne d'origine est barrée et où la nouvelle ligne de remplacement personnalisée a été saisie en dessous.

Boutons clés

Annuler - Le bouton d'annulation peut être utilisé pour annuler les modifications qui ont été apportées dans ce flux de travail. Si vous avez révisé la quantité et souhaitez revenir à la quantité initiale, ou si vous avez effectué une substitution et souhaitez l'annuler, utilisez ce bouton.

Rechargement - Le bouton de rechargement rafraîchira la quantité en main et la quantité disponible, si elles ont changé. Cette fonction est particulièrement utile si la création du mouvement sortant a pris beaucoup de temps et si l'utilisateur veut voir si les niveaux de stock des articles sélectionnés ont changé de manière significative.

Enregistrer / Enregistrer et quitter - Ces boutons permettent d'enregistrer votre travail et de quitter le flux de travail, si nécessaire. Ils ne permettent pas à l'utilisateur de passer à l'étape suivante du flux de travail. Les utilisateurs doivent sélectionner "Suivant" pour avancer. Il est également important de noter que la sauvegarde à ce stade du processus n'engage pas l'inventaire dans ce mouvement de stock. Par conséquent, l'inventaire peut toujours être utilisé ailleurs. L'inventaire ne sera pas engagé dans ce mouvement avant d'arriver à la page de prélèvement.

Suivant

Nous avons maintenant terminé l'étape d'édition du flux de travail. Nos articles ont été ajoutés et nous avons révisé certaines quantités pour refléter la quantité disponible. Nous avons également substitué un article différent à un article en rupture de stock (dans la capture d'écran ci-dessous, je suis revenu à l'exemple de substitution complète). Une fois que vous avez effectué toutes les modifications requises et que vous avez confirmé que les informations sont correctes, cliquez sur "Suivant" pour passer à la page de sélection.