Créer une facture d'achat

Pour pouvoir créer une facture, vous devez vous trouver sur le site location où la fonctionnalité d'achat est activée, car toutes les factures sont basées sur des bons de commande. Si vous ne voyez pas le menu des achats, demandez à votre administrateur d'activer les achats dans votre location.

Seuls les utilisateurs disposant de l'autorisation "Utilisateur de facturation" peuvent accéder au menu de facturation ou créer des factures. Si vous ne voyez pas le menu de facturation, demandez à votre administrateur de mettre à jour vos permissions.

Créer une facture

Allez dans Facturation>Créer une facture

Vous accédez alors à la page d'en-tête de la facture :

Remplissez les champs en suivant les instructions ci-dessous :

1. Numéro de facture : Ce champ générera automatiquement un numéro de facture unique
2. Vendeur (obligatoire) : Sélectionnez le fournisseur dans le menu déroulant. Si vous ne voyez pas le fournisseur comme une option, vous aurez besoin de votre administrateur pour ajouter le fournisseur dans le système d'abord.
3. Numéro de facture du fournisseur (obligatoire) : Saisissez le numéro de facture figurant sur la facture du vendeur. Cela vous permettra de faire correspondre le paiement à la facture qu'il a fournie.
4. Date de la facture (obligatoire) : Entrez la date de facturation imprimée sur la facture du fournisseur
5. Devise (obligatoire) : Saisissez la devise de la facture. Si la devise dont vous avez besoin n'est pas disponible, votre administrateur peut l'ajouter en suivant ces instructions.

En cliquant sur "Suivant", la facture sera créée.

Ajouter des éléments à une facture

La page suivante vous permet d'ajouter des lignes d'articles et de non-articles à une facture. Veuillez noter que les lignes d'articles ne pourront être ajoutées à une facture qu'après leur expédition . Cela permet d'éviter que les utilisateurs paient pour des articles que le fournisseur n'a pas encore livrés. Si vous souhaitez prépayer un bon de commande avant son expédition, suivez les instructions de la rubrique Créer une facture de prépaiement. Les lignes sans article peuvent être facturées à tout moment.

Pour ajouter des articles à la facture, cliquez sur le bouton "Ajouter des lignes" en haut de la page :

Cela ouvrira une modale qui montre chaque ligne d'achat disponible pour la facturation pour le fournisseur et la devise que vous avez sélectionnés dans l'en-tête :

Sur cette page, sélectionnez les lignes disponibles que vous souhaitez ajouter à la facture. Pour ajouter une ligne complète à la facture, cliquez sur la case à cocher à l'extrême gauche. Pour ajouter une quantité partielle, saisissez la quantité dans le champ "Qté à facturer".

Dans la plupart des cas, une facture reflète l'intégralité d'un bon de commande ou d'une liste de colisage. Pour sélectionner tous les articles d'un bon de commande particulier, choisissez le numéro du bon de commande dans le filtre "Sélectionner les commandes" situé au-dessus du tableau. La page sera ainsi filtrée pour n'afficher que ce bon de commande. Cliquez sur la case à cocher située juste au-dessus du tableau pour sélectionner toutes les lignes du bon de commande en une seule fois, puis cliquez sur "Ajouter les articles à facturer" pour confirmer. Pour facturer le contenu d'un site spécifique livraison, recherchez le numéro OpenBoxes livraison dans le filtre "Sélectionner les envois". La page sera filtrée pour n'afficher que ce livraison, et vous pourrez suivre les mêmes étapes que celles décrites précédemment pour ajouter l'ensemble du livraison à la facture.

En cliquant sur "Ajouter des éléments de facture", vous reviendrez à la page principale avec les éléments sélectionnés ajoutés :

À ce stade, si vous remarquez une erreur, vous pouvez modifier les lignes. Le bouton de suppression situé à l'extrême droite permet de supprimer un élément de la facture. Pour ajuster la quantité sur la facture, modifiez le nombre dans le champ "Qté". Pour ajouter un nouvel élément, ouvrez à nouveau la modale d'ajout de lignes.

Si vous remarquez un problème avec le prix unitaire, la quantité disponible, le code budgétaire ou le code GL, il faudra le corriger sur le bon de commande avant de poursuivre. Supprimez la ligne comportant l'erreur de la facture et retournez au bon de commande d'où provient la ligne. Consultez les instructions relatives à l'édition des bons de commande et lisez la section "Edit or Rollback a PO" pour savoir comment procéder. Une fois que la ligne de commande a été corrigée, revenez à votre facture. La ligne de commande corrigée apparaîtra dans la modale d'ajout d'éléments que vous pourrez ajouter à la facture.

Une fois que votre page correspond exactement à la facture fournie par le vendeur, cliquez sur suivant.

Vous accédez ainsi à la page finale, qui résume toutes les données que vous avez saisies :

Sur cette page, vous avez également la possibilité de visualiser les documents téléchargés dans les commandes connexes en appuyant sur le bouton de téléchargement. Si vous avez besoin d'effectuer des modifications, appuyez sur "Retour" pour revenir aux pages précédentes. Si la facture est prête à être payée, cliquez sur "Post Invoice" pour la finaliser.

Après l'envoi, vous serez redirigé vers la page d'affichage de la facture, où vous pourrez voir la facture finale. Les quantités figurant sur la facture seront marquées comme facturées sur le bon de commande et ne seront pas disponibles pour une nouvelle facturation. La page de visualisation du bon de commande sera mise à jour pour afficher la nouvelle quantité facturée.