Configurer les organisations et les emplacements

Organizations VS Locations

Organization and Locations are key building blocks in OpenBoxes. They are a part of a set of objects called parties, which represent people, locations, and groups that interact with the software. Read the parties intro for more details on each party type.

So, what are organizations and locations, and how do they relate to one another?

• Organizations: Organizations are companies, governments, or other entities that interact directly or indirectly with OpenBoxes. The organization represents the financial entity, and is associated with one or more locations, which represent a physical office or warehouse.

  Understanding organizations is essential to using the Purchase Order feature, because organizations define the financial entities that are referenced in purchasing and invoicing.

  
  
• Locations: Locations represent physical spaces where goods are shipped, received, or stored. All transactions within OpenBoxes must be associated with a location. Some locations have the ability to manage inventory, which allows users to log in, view inventory, and make transactions. Other locations can be referenced as origins or destinations, but cannot track inventory. There are multiple levels of locations; within a depot location, there are also locations representing individual bins or zones.

So locations represent physical places where inventory is shipped, received, and stored. Organizations represent the company or entity that owns that location.

All depot and supplier locations must be associated with an organization.

Pourquoi c'est important

Vous vous demandez peut-être : pourquoi avoir deux objets distincts pour l'entité physique location et l'entité financière ? Est-ce vraiment important ? La réponse est que cela est important si vous utilisez la fonction d'achat ou toute autre fonction financière de OpenBoxes. Pour effectuer des transactions financières à l'aide de OpenBoxes, vous devez avoir une indication claire de qui est autorisé à payer quoi, et où. Vous trouverez des informations plus détaillées à ce sujet ci-dessous et sur la page de configuration des commandes.

Si vous n'utilisez pas les achats dans OpenBoxes, la distinction entre les organisations location est plus théorique. Dans ce cas, il est assez facile de créer une organisation et d'y affecter tous les sites. OpenBoxes créera également automatiquement des organisations pour les sites des fournisseurs, ce qui facilite la création de location pour les utilisateurs qui ne se soucient pas des aspects financiers du logiciel.

Configurations possibles de Location et de l'organisation

Prenons quelques exemples pour vous aider à conceptualiser la relation entre un location et une organisation.

Ex 1 : L'organisation et Location sont 1:1

Pour cet exemple, imaginez que votre organisation travaille régulièrement avec un fournisseur appelé "ABC Medical Supplies". Les fournitures médicales ABC sont toujours expédiées à partir du même site location, qui est le même que celui de son bureau principal et de son adresse de facturation. Dans ce cas, votre organisation et votre enregistrement location pourraient ressembler à ceci :

Ce scénario est souvent le cas pour les fournisseurs, donc lorsque les utilisateurs créent un fournisseur, il y a une option pour laisser le fournisseur vide et OB créera automatiquement une organisation de fournisseur correspondante.

Ex 2 : Tous les sites appartiennent à la même organisation.

Dans cet exemple, une organisation appelée Bring Health a déployé OpenBoxes pour l'utiliser entièrement en interne. Il n'y a pas de fournisseurs externes, et le stock n'est jamais envoyé en dehors de l'entreprise. Dans ce cas, votre relation pourrait ressembler à ceci :

Ex 3 : Tous les dépôts appartiennent à la même organisation, avec des fournisseurs externes.

Supposons que l'organisation ci-dessus, Bring Health, souhaite commencer à capturer les commandes et les expéditions vers et depuis les fournisseurs externes. Au lieu d'avoir un département interne comme fournisseur, elle ajoutera des organisations externes à son instance :

Dans ce cas, Bring Health peut maintenant créer des bons de commande pour un fournisseur externe, disons Medical Supplies Express. Ils peuvent sélectionner l'entrepôt particulier à partir duquel Medical Supplies Express livrera et l'entrepôt spécifique de Bring Health auquel les fournitures seront livrées. Tous les flux de travail liés aux fournitures physiques feront référence au site location et à l'adresse qui lui est associée. Parallèlement, tous les flux de travail liés aux achats et à la facturation feront référence à l'enregistrement de l'organisation et à l'adresse de facturation associée.

Ex 4 : Réseau ou organisations ou société avec filiales

Une autre façon d'utiliser les organisations est de séparer les filiales au sein d'une même entreprise. Prenons l'exemple de l'un des utilisateurs de OpenBoxes, Partners in Health. Partners in Health est une organisation mondiale à but non lucratif basée aux États-Unis et possédant plusieurs bureaux dans le monde. Chaque bureau national dispose de ses propres départements d'achat et de finance qui peuvent émettre leurs propres commandes et paiements. Leur organigramme ressemble à ceci :

Cet arrangement permet à PIH Boston, PIH Sierra Leone et PIH Haïti d'émettre chacun leurs propres bons de commande avec leurs propres séquences de numérotation, et de gérer leur propre facturation. Par défaut, chaque bureau national ne peut acheter que des marchandises destinées à être livrées à des sites au sein de son organisation. Toutefois, PIH Boston a activé la fonction de centrale d'achat, qui lui permet d'agir comme un bureau central et d'acheter pour l'ensemble du réseau mondial. Pour en savoir plus sur l'achat centralisé, voir la rubrique Configuration des commandes.