Ajustements de l'inventaire et comptage des stocks

There are two ways to edit your inventory after a physical count - Adjust Inventory and Record Stock. Adjust inventory is designed to be used on a single lot number, usually in cases where the user just happened to notice that the quantity in OB was incorrect. Using adjustment inventory adds or subtracts from he current inventory for that lot. The adjust inventory feature needs to be turned on for locations.

L'enregistrement du stock est conçu pour écraser l'ensemble du stock du produit avec le nouveau stock que vous saisissez. Utilisez cette fonction lorsque vous effectuez un comptage physique régulier du produit. Il est également possible d'enregistrer un comptage physique pour plusieurs articles par le biais d'une importation d'inventaire - voir Importation d'inventaire pour des instructions détaillées.

Ajuster l'inventaire

Pour ajuster l'inventaire d'un numéro de lot particulier, cliquez sur la carotte à côté de cette ligne dans l'onglet du stock actuel. Vous verrez plusieurs options d'actions liées à ce lot. Choisissez "Ajuster le stock".

Cela ouvrira une modale qui vous permettra de modifier la quantité en stock de cette ligne d'inventaire.

Remplacez la quantité disponible par la quantité réelle en stock. Vous devrez sélectionner un code de motif pour expliquer la raison de la modification. Dans l'exemple ci-dessus, j'ai choisi le code de motif "manquant" parce que je n'ai pas pu trouver le stock. J'ai également ajouté un commentaire facultatif qui sera visible dans l'historique des stocks.

Appuyez sur Enregistrer pour enregistrer la modification. Vous verrez que votre inventaire a été mis à jour et que la transaction apparaît également dans votre historique des stocks :

You can see above that I had 1,000 in stock, then I adjusted lot 20220221 down by 500 units, and now I have 500 in inventory.

Positive and negative adjustment made to an inventory can be distinguished by the different icons. Red for negative adjustments, and Green for positive adjustment.

Stock record

Pour écraser l'ensemble du stock d'un produit, cliquez sur le bouton "Enregistrer le stock".

Cela fera apparaître une modale dans laquelle vous pourrez modifier votre inventaire. Pour ajuster l'inventaire actuel en main, changez la "Nouvelle Qté" au nombre désiré pour la ligne de lot/date d'expiration avec laquelle vous travaillez. Vous pouvez également cliquer sur "Ajouter un nouvel article" pour ajouter un autre numéro de lot/de série, une date d'expiration et une quantité.

Il existe un champ de commentaire pour l'ensemble du comptage du stock, ainsi que pour chaque ligne. Utilisez le commentaire principal pour indiquer la raison pour laquelle le stock a été compté, et les commentaires de ligne pour indiquer tout ce qui est particulier à une ligne donnée. Voir la capture d'écran ci-dessus pour un exemple.

Une fois que vous avez enregistré votre nouvel inventaire, n'oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer" pour conserver toutes les modifications. Vous verrez le nouvel inventaire dans votre onglet "en stock", et vous pourrez également voir la transaction dans votre historique de stock :

Veuillez noter qu'il est tout à fait possible d'enregistrer le stock et de ne pas modifier l'inventaire ! Si vous comptez physiquement le stock, vous devez effectuer un enregistrement du stock sur OpenBoxes, même s'il n'y a pas de changement. De cette façon, vous aurez une trace dans l'historique du stock que vous avez effectué le comptage.

Modification d'un numéro de lot ou d'une date d'expiration

Les scénarios ci-dessus montrent comment modifier l'inventaire pour un numéro de lot particulier - mais que faire si vous devez modifier le lot lui-même ? Il y a deux cas où un utilisateur peut vouloir modifier un numéro de lot :

1. Il y a une faute de frappe dans le numéro de lot due à une erreur de saisie antérieure - par exemple, le numéro de lot dans le BO est BP123, mais le numéro de lot sur l'emballage est BPI23.
2. La date de péremption du numéro de lot est incorrecte - par exemple, le produit avait une date écrite à l'américaine comme 8/1/2023 (1er août 2023) qui a été lue à l'européenne et inscrite comme 8 janvier 2023.

Veuillez noter que le fait de réaliser que vous avez entré un stock sous un mauvais numéro de lot n'est PAS un scénario qui doit être corrigé en modifiant un lot. Disons, par exemple, que OpenBoxes indique 50 unités du lot 12345 dans l'emplacement x. Vous vérifiez et réalisez qu'il s'agit en fait du lot 56789 dans l'emplacement x. NE PAS modifier le numéro de lot 12345 en 56789. Pourquoi pas ? La modification d'un numéro de lot affecte tout le stock sous ce numéro de lot dans l'ensemble du système. En changeant le numéro de lot 12345 en 56789, vous ne changez pas seulement le numéro de lot des articles de l'emplacement x, mais tous les articles avec le lot 12345, dans d'autres emplacements ou même d'autres entrepôts. C'est pourquoi dans OpenBoxes , seuls les administrateurs peuvent modifier les numéros de lot. En résumé, si vous voulez modifier la quantité d'un certain numéro de lot que vous avez en stock, utilisez l'ajustement du stock ou l'enregistrement du stock. Si vous souhaitez corriger une erreur de frappe dans le numéro de lot ou la date d'expiration, utilisez la méthode ci-dessous.

1. Choisissez le numéro de lot que vous souhaitez modifier. Si le numéro de lot est en stock, passez à l'onglet "En stock". Sinon, faites défiler la page vers le bas pour savoir comment trouver les numéros de lot hors stock.
2. Appuyez sur la carotte située à gauche du numéro de lot, et choisissez modifier l'élément.

Cela ouvrira une modale où vous pourrez voir et modifier le lot et la date d'expiration. Si vous ne voyez que la date d'expiration comme modifiable et pas le numéro de lot, cela signifie que vous n'avez pas les droits d'administrateur. Vous pouvez modifier la date d'expiration, mais pour mettre à jour le lot, vous devrez contacter votre administrateur local.

3. Modifiez le numéro de lot et la date d'expiration dans la modale si nécessaire. Vous pouvez ajouter un commentaire pour expliquer pourquoi vous avez effectué la modification, mais ce n'est pas obligatoire.

4. Appuyez sur Enregistrer

5. Sur votre onglet "stock", vous verrez maintenant le numéro de lot et la date d'expiration mis à jour.

Si le lot que vous voulez mettre à jour n'est pas en stock, vous pouvez quand même le voir en allant sur la page de gestion des numéros de lot. Cliquez sur gérer les lots sur la carte de stock électronique :

Vous verrez alors apparaître une page contenant tous les numéros de lot qui ont été saisis pour ce produit. Choisissez votre numéro de lot et suivez les mêmes étapes que ci-dessus pour modifier et enregistrer les changements.