Create and Manage users
In order for a member of your team to access OpenBoxes, an administrator must create a user profile for them and assign them user permissions. Before we get to user creation, see this document for a brief overview of user permissions.
Créer un nouvel utilisateur
Before you create a new user, check if a person record already exists for them. You can convert a Person to User to not create duplicate records. See this article on how you can check for person records.
Once you have confirmed that the person record does not exist for them, you can continue with the below steps to create a user profile for them.
- To create a new user, hover over the Configuration tab and click “User.”
This will bring you to the user list page.
- On the user list page, click "Create user." This will lead to a screen where you can enter in key information about the user.
- Username: Create a username that will be easy for the user to remember. A common approach is to take the first letter of the user’s first name and their last name to create their username.
First Name: Type in first name.
Dans cet exemple, Sally.
Last Name: Type in last name.
Dans cet exemple, Smith.
Password: Enter a secure password.
Il est recommandé à l'utilisateur de modifier son mot de passe une fois qu'il s'est connecté avec succès.
- Email: Type in the user’s preferred email.
- Locale: Sélectionnez la langue préférée. L'interface OB sera modifiée dans la langue préférée où des traductions sont disponibles.
Click on "Save" and OB will bring you to the Edit User authorization screen. In the User Details tab, check the Active box. Then only, the user will be able to log in using their credentials.
Mark user as active in User Details tab.
- You will also need to give the user permissions in the system. Note: If you create a user but do not add permissions, the user will not be able to access Openboxes!!
You can select a Default location. Pick the location the user works in the most. If you want the user to be automatically logged into that location upon opening OpenBoxes, click the auto-login location button.
Select Default Roles.
Every user must have a default role. The default role is the minimum role a user should have at every single location in OB. Don't worry about permission at specific locations. Instead, think about the permissions you want this user to have for the location they use the least in OpenBoxes. If you don't want this user to even see that location, set their default as No Access. If you want to them see it, set their default as browser. If you want them to be able to create transactions in all locations, set their default as manager, and so on. Scroll down for some examples.
Choose Location-specific permissions
En dessous de l'adresse par défaut location se trouve une case appelée "location roles". Vous verrez que dans cette case, vous pouvez attribuer un rôle à l'utilisateur pour chaque location dans Openboxes. C'est l'aspect le plus important de la création d'un utilisateur ! Vous devez décider, pour chaque location, comment la personne sera autorisée à interagir avec elle. Tout location laissé par défaut sera défini comme le rôle par défaut décrit ci-dessus.
The important thing here is to think "do I need to upgrade the users permission for this location?" If no, just leave it as is. If yes, refer to the table in the Intro to User Permissions document determine the proper permission level.
Role Assignment Examples
Ex1: I want my user to be able to see all depots in the system, but only to be able to create transactions in the warehouse where they work.
- Définir l'autorisation par défaut comme navigateur. Ajoutez le gestionnaire comme une permission spécifique à location.
Ex2 : Je veux que mon utilisateur puisse créer des transactions dans le dépôt où il travaille, et même qu'il puisse créer des produits et des utilisateurs. Mais je ne veux pas qu'il puisse voir les dépôts d'autres établissements.
- Définir la permission par défaut comme aucun accès. Ajouter l'administrateur comme une autorisation spécifique à location.
Ex3 : Je veux que mon utilisateur puisse voir tous les emplacements du système, mais qu'il ne puisse pas les modifier.
- Définissez la permission par défaut comme navigateur et n'ajoutez pas de permissions spécifiques à location.
Ex4 : Je veux que l'utilisateur puisse faire n'importe quoi, n'importe où dans le système.
- Définissez la permission par défaut comme superutilisateur, ne définissez pas les permissions spécifiques à location.
Après avoir choisi votre rôle par défaut, n'oubliez pas d'ajouter des permissions spéciales !
Utilisateur financier - Ajoutez ce rôle dans l'espace par défaut pour tout utilisateur que vous voulez pouvoir voir le coût unitaire des articles dans le système. Les utilisateurs qui n'ont pas cette autorisation verront tous les coûts estompés.
Approver - Add this role for any user that will have permission to place or rollback POs.
Une fois que vous avez fini de modifier les permissions, cliquez sur Enregistrer. Vous avez maintenant créé un utilisateur !
Editing User Profiles
Go to the user list by clicking Configuration > Users.
Configuration Menu - On the user list, click on the username of the user you would like to edit. This will bring you to the edit user page:
User Details Tab
On the first tab, pictured above, you can edit any field: Email Address, Username, User First and Last name, Language (locale—options are English, French, or Spanish) and have the account set to active or inactive.
Change Password Tab
On the "change password" tab, you can change the user's password.
Authorization Tab
Dans le troisième onglet, vous pouvez modifier les autorisations de l'utilisateur (voir les instructions pour la création d'un nouvel utilisateur pour un guide pas à pas des autorisations).
