Principes de base de la configuration des produits

Les produits sont l'un des objets les plus importants de OpenBoxes. Un enregistrement de produit décrit un article physique spécifique pour le suivi dans l'inventaire, les expéditions et les commandes. Les produits sont identifiés principalement par un nom et un code unique. Le code produit, appelé SKU dans certains systèmes, est l'identifiant principal du produit dans tous les domaines du système. Le nom du produit indique à l'utilisateur ce qu'est le produit. Voici quelques exemples de noms et de codes de produits possibles dans OpenBoxes:

Vous pouvez voir dans cette liste qu'il existe de nombreuses façons différentes de définir et de coder un produit dans OpenBoxes. Une organisation peut choisir de définir tous les gants d'examen comme le même produit. Cela facilite le suivi et les rapports sur les gants d'examen en tant que groupe, mais les informations sur la taille ou le matériau des gants seront perdues. Une autre organisation peut choisir de définir un produit comme un numéro de modèle particulier d'un fabricant. Dans ce cas, elle aura probablement de nombreux produits différents pour la même taille et le même matériau de gants d'examen, mais elle sera en mesure de suivre tous les gants par code fabricant. Nous examinerons plus en détail les configurations de produits possibles ci-dessous. Pour l'instant, une chose essentielle à retenir est que les utilisateurs devraient être en mesure de dire ce qu'est votre produit sur la base de son seul nom. Bien que les produits contiennent un grand nombre d'informations, y compris le numéro de modèle ou le code du fabricant, la catégorie, le NDC et d'autres, ces informations ne sont pas visibles sur chaque écran dans chaque flux de travail du système. Le nom du produit est toujours visible. Les utilisateurs doivent donc être en mesure de comprendre les principales caractéristiques du produit à partir de son seul nom.

Champs sur le produit :

Actif : Cochez la case pour rendre le produit visible et consultable.

Type de produit : Par défaut, sauf si l'organisation utilise une configuration de produit spéciale. Voir ici

Code : ID unique autogénéré par OpenBoxes. Peut être configuré pour différents formats

Nom : Une description du produit qui définit ce qu'il est pour les utilisateurs.

Catégorie : Sélectionnez une catégorie dans l'arbre des catégories définies

Compte GL: Ceci sera visible si la comptabilité est activée dans votre instance. Sélectionnez-le dans la liste déroulante.

Unité de mesure : L'unité dans laquelle vous suivez l'inventaire. Il s'agit d'un champ de texte libre

Coût : Le coût du produit. Il peut être mis à jour automatiquement par les bons de commande, selon la façon dont votre administrateur a configuré vos paramètres.

Description du produit : Description supplémentaire du produit jusqu'à 250 caractères

Balises : Ajoutez toute balise pertinente. Pour en savoir plus sur les balises , cliquez ici

Classification ABC : Entrez ici la lettre de la classification ABC du produit. Texte libre.

Exigences de manipulation : Vérifiez les exigences de manutention pour le produit. Le produit affichera l'icône de manutention associée à cette exigence.

Contrôle de l'inventaire : Cochez la case contrôle du lot et de la date d'expiration si vous voulez que OpenBoxes exige le lot et la date d'expiration pour ce produit.

Nom de la marque : Entrez la marque si le produit est spécifique à une marque. Sinon, laissez le champ vide.

Fabricant : Entrez le fabricant si le produit est spécifique au fabricant. Sinon, laissez le champ vide.

Code du fabricant : Il s'agit du numéro de référence que le fabricant utilise pour le produit. Entrez si le produit est spécifique au fabricant. Sinon, laissez le champ vide.

Nom du fabricant : Il s'agit du nom que le fabricant utilise pour le produit. Indiquez si le produit est spécifique au fabricant. Sinon, laissez le champ vide.

Numéro de modèle : Entrez le numéro de modèle si le produit doit être un numéro de modèle spécifique. Sinon, laissez le champ vide.

Fournisseur : Entrez le nom du fournisseur si le produit est spécifique au fournisseur. Sinon, laissez le champ vide.

Code du vendeur : Il s'agit du numéro de référence que le vendeur utilise pour le produit. Entrez si le produit est spécifique au fournisseur. Sinon, laissez le champ vide.

Nom du fournisseur : Il s'agit du nom que le fournisseur utilise pour le produit. Indiquez si le produit est spécifique au fournisseur. Sinon, laissez le champ vide.

CUP : Entrez le code universel des produits, s'il est connu.

NDC : Entrez le code national du médicament si vous le connaissez.

Regroupement et catégorisation des produits

Il existe plusieurs façons de trier les produits OpenBoxes en groupes ou en catégories.

Catégorie

La catégorie est un champ obligatoire pour tous les produits et constitue la principale méthode d'organisation des produits. OpenBoxes permet aux administrateurs de définir leur propre arborescence de catégories ou d'importer des catégories de l'UNSPSC. Chaque produit doit être affecté à une catégorie dans l'arbre des catégories.

Formulaire/Catalogue

Le catalogue, également appelé formulaire, est un système facultatif de regroupement des produits. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de créer un catalogue qui répertorie tous les produits pour un certain location ou service. Les produits peuvent faire partie de plusieurs catalogues différents. Les catalogues peuvent également être codés par couleur, de sorte que les produits de ces catalogues apparaissent dans la couleur désignée dans l'interface utilisateur.

Étiquette

Les étiquettes sont très similaires aux catalogues, sauf qu'elles sont conçues pour être légèrement plus informelles. Les catalogues doivent être créés dans le menu des catalogues, tandis que les étiquettes peuvent être créées en tapant simplement dans le champ de l'étiquette d'un produit. Les étiquettes ne peuvent pas être codées par couleur.

Produit générique

Le produit générique est un regroupement au-dessus du produit conçu pour regrouper des produits similaires à des fins de rapport. Par exemple, si votre instance de OpenBoxes comporte un produit spécifique pour chaque taille et spécification de gant d'examen, mais que vous souhaitez pouvoir établir un rapport sur tous les gants d'examen à la fois, vous pouvez créer un produit générique appelé "gant d'examen" et affecter tous les produits de gants d'examen à ce produit générique. Vous pouvez ensuite exécuter certains rapports par produit générique afin d'obtenir des informations sur tous les produits de gants d'examen à la fois.

Substitutions

Les substitutions ne sont pas exactement un moyen de regrouper des produits. Elles permettent plutôt à un utilisateur d'indiquer qu'un produit est un substitut d'un autre. Les substitutions sont intégrées au processus de préparation des commandes et de traitement des demandes et, en tant que telles, elles constituent un outil très puissant pour la gestion de la distribution. Les produits peuvent avoir plusieurs substitutions, et les substitutions peuvent être unidirectionnelles ou bidirectionnelles.

Les organisations utilisent souvent les catégories, les étiquettes, les catalogues, les produits génériques et les substitutions en combinaison pour regrouper les produits de manière distincte. Par exemple, le collyre Ofloxacin peut avoir une catégorie "Antibiotique", un catalogue "Hôpital de district" et des étiquettes "ophtalmologie" et "soins primaires". Ensemble, ces regroupements montrent que l'ofloxacine est un antibiotique nécessaire pour deux services : l'ophtalmologie et les soins primaires, au niveau de l'hôpital de district. Les gouttes ophtalmiques d'Ofloxacine sont associées à un produit générique "Ofloxacine", de sorte que les cliniciens peuvent consulter les données sur toutes les formulations d'Ofloxacine dans le système. Il dispose également d'un substitut lié, le collyre à la ciprofloxacine, indiquant qu'en cas de rupture de stock, le collyre à la cipro peut être utilisé dans le même but.

Configurations possibles du produit

Définir le produit par le code du fabricant :

Il s'agit de la configuration préférée de la plupart des organisations qui vendent des produits. Un produit est défini comme une combinaison spécifique fabricant-code (ou potentiellement vendeur/fabricant/code). L'avantage de ce système est qu'il est extrêmement spécifique. Il suit le produit exact acheté auprès du fabricant, en passant par l'inventaire, jusqu'à la vente. Il est parfait pour les entreprises qui ont besoin de suivre ce qui a été vendu par rapport à ce qui a été acheté, par marque. Les données peuvent ressembler à ceci :

Comme vous pouvez le constater à partir des données, cette méthode présente certains inconvénients pour les organisations qui fournissent réellement des soins. Alors que pour un distributeur médical, les trois produits amoxicilline 250mg sont fondamentalement différents, pour un clinicien ou un administrateur d'hôpital, ils sont fonctionnellement les mêmes. S'il est possible de faire fonctionner cette structure de produits pour la prestation de soins en utilisant des substitutions et des produits génériques, les organismes de prestation de services peuvent envisager une structure plus générique.

Définir le produit par des caractéristiques pertinentes :

Dans cet ensemble de données, les informations sur le fournisseur et le fabricant ne sont pas pertinentes. Tous les comprimés d'amoxicilline 250mg relèvent du même produit, indépendamment de la taille de l'emballage ou du fabricant. Pour les gants d'examen, il existe un ensemble défini de caractéristiques énumérées dans le nom qui détermine le produit. Tous les petits gants en latex poudrés sont des CD167, même si certains gants ont une manchette allongée ou perlée, mais un gant non poudré est un produit différent.Bien que cette méthode ait l'avantage de se concentrer sur l'attribut d'un produit qui intéresse l'utilisateur final, elle présente également quelques inconvénients importants. Le plus évident est qu'elle ne permet pas de savoir de quel fournisseur ou fabricant provient une quantité donnée de produit. Cette information peut être suivie via la fonction de source du produitet les rappels.

peuvent être gérés par le biais du suivi des lots, de sorte que de nombreuses organisations non vendeuses estiment qu'elles n'ont pas besoin de ces détails supplémentaires. L'inconvénient le plus important de cette méthode est le niveau de jugement et d'expertise requis par les utilisateurs et les administrateurs. Définir les produits par caractéristiques pertinentes signifie qu'il doit y avoir un groupe d'administrateurs chargés de définir les caractéristiques pertinentes pour chaque groupe de produits. Pour certains produits, cela peut être assez complexe. Ce système exige également que les acheteurs comprennent parfaitement les caractéristiques des produits qu'ils achètent, ou que des experts en la matière soient fortement impliqués dans la documentation des options d'achat qui répondent aux spécifications.

Méthode combinée

Dans l'exemple ci-dessus, notre amoxicilline et nos gants d'examen sont toujours définis par leurs caractéristiques génériques. En revanche, les équipements médicaux et les pièces automobiles sont définis par le code du fabricant. Vous pouvez voir par le nom des deux produits TG407 et BF305 que les deux produits sont des systèmes de réanimation pour nourrissons. Cependant, les systèmes de réanimation pour nourrissons ont un large éventail de spécifications, et il ne serait pas réaliste de les énumérer toutes. Par conséquent, les différents modèles sont suivis comme des produits distincts, mais le nom reconnaît qu'ils ont la même fonction de base. Pour les pièces de véhicules, chaque pièce est désignée par un code fabricant unique et les pièces ne sont jamais interchangeables entre elles. Les pièces de véhicules sont donc suivies par code, avec quelques informations dans le nom pour fournir un contexte à l'utilisateur.

Cette méthode requiert les mêmes administrateurs compétents que la méthode des caractéristiques, mais elle supprime une charge administrative importante si des catégories clairement définies doivent toujours être suivies par code fabricant. C'est également la plus souple et la plus souhaitable pour les utilisateurs finaux d'un système, car les produits sont toujours suivis sur la base des informations dont ils ont besoin pour leur travail.

Autres méthodes :

Bien que les méthodes énumérées ci-dessus soient les plus couramment utilisées dans les systèmes du LMIS et celles recommandées pour OpenBoxes, la structure flexible du produit peut s'adapter à un large éventail de configurations possibles. Si votre organisation a une autre méthode en tête, la meilleure approche est de créer des données de démonstration et de les essayer !