Créer une adresse électronique sortante ( livraison ) à partir d'une demande papier.

Si vous avez une demande soumise par papier ou par courrier électronique et que vous souhaitez traiter cette demande sur OpenBoxes, allez d'abord dans Sortie > Créer un mouvement de stock sortant.

La première page du workflow de mouvement de stock s'affiche. Sur cette page, vous pouvez fournir les informations de base sur votre mouvement de stock :

Notez que l'origine du mouvement de stock a déjà été pré-remplie pour moi. Comme j'ai été connecté à Rwinkwavu Pharmacy Warehouse et que j'ai créé un mouvement de stock sortant, Openboxes sait que mon origine doit être Rwinkwavu Pharmacy Warehouse.

Voici un guide des champs restants :

• Description : Mettez une description du site livraison qui vous aidera à vous souvenir de ce dont il s'agit. Il peut s'agir de n'importe quoi - un numéro de commande, une description d'articles - tout ce qui a un sens pour vous.
• Origine : L'endroit d'où provient l'adresse livraison . Dans le cas d'un message sortant ( livraison), cette information sera remplie automatiquement par votre adresse actuelle ( location).
• Destination : La destination est l'endroit où le livraison va se rendre. Si vous commencez à taper le nom du destinataire location, il devrait apparaître dans le menu déroulant. Si ce n'est pas le cas, vous devrez créer le site location.
• Demandé par : La personne qui a demandé les marchandises sur le site livraison. S'il n'y a pas de demandeur spécifique, vous pouvez choisir d'indiquer une autre personne importante pour le site livraison (créateur, personne qui a passé la commande, etc.). Si le demandeur n'est pas dans le système, vous devrez créer une personne.
• Date demandée : La date à laquelle la demande de ces articles a été faite. S'il n'y a pas de date de demande spécifique, vous pouvez utiliser la date à laquelle la commande a été passée ou la date d'expédition.
• Type de demande : Choisissez entre stock et ad hoc. Stock signifie une demande régulièrement programmée. Ad hoc est quelque chose qui est apparu en dehors du cycle normal de réapprovisionnement.
• Liste de stock : Laissez ce champ vide, sauf si vous créez livraison à partir d'une liste de stock - vous trouverez des instructions à ce sujet dans la section suivante. Vous trouverez plus d'informations sur les listes de stock ici.

Une fois que vous avez rempli tous les champs obligatoires, cliquez sur "Suivant" pour accéder à la page "Ajouter des éléments".

• Sur cette page, vous pouvez ajouter tous les articles et les quantités demandés. Trouvez un produit à ajouter à votre livraison en recherchant le nom ou le code du produit dans la liste déroulante des articles. Sélectionnez le produit que vous voulez dans la liste qui s'affiche. Ajoutez une quantité pour chaque article. Vous avez également la possibilité d'ajouter un destinataire à la ligne. Les destinataires indiquent si un article doit être délivré à une personne ou un service particulier.
• Lorsque vous avez terminé une ligne, vous pouvez en ajouter une nouvelle en cliquant sur le bouton "Ajouter une ligne" en haut à gauche du tableau.

Une fois que vous avez ajouté tous les produits demandés, cliquez sur "Suivant" pour passer à la page "Modifier".

Cette page vous montre la quantité demandée par rapport à la quantité disponible pour livraison.

Si tous les articles que vous avez demandés sont en stock, la page ressemble à celle ci-dessus. Vous pouvez voir que la colonne de la quantité disponible est noire. Si la quantité disponible était insuffisante, les chiffres seraient surlignés en rouge. Si votre page n'a pas de rouge, appuyez simplement sur suivant.

Si vous voyez du rouge, vous devez effectuer des modifications. Pour un exemple plus détaillé de modification d'articles sur un mouvement de stock sortant, y compris les substitutions, veuillez consulter cette page. Vous y trouverez également une explication plus approfondie des différences entre la quantité en stock et la quantité disponible.

La page suivante est la page "Choisir". 

OpenBoxes générera automatiquement les lots et les bacs à sélectionner. Le système proposera le premier lot arrivant à expiration. Pour une même date d'expiration, le système choisira d'abord de prélever dans le bac contenant la plus petite quantité.

Une fois le prélèvement effectué, le stock figurant sur la liste de prélèvement sera retiré de la quantité disponible afin que personne d'autre ne puisse prélever ce même stock. Vérifiez le prélèvement pour vous assurer qu'il correspond à vos attentes. Si vous devez modifier le prélèvement d'un article, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton Modifier. La quantité disponible sera mise à jour en fonction de vos modifications.

Une fois que vous avez vérifié que tous les lots et bacs sont corrects, appuyez sur next pour passer à la page suivante. Selon les paramètres de votre location, il s'agira de la page "Pack" ou de la page "Send". Si la page "Pack" n'est pas activée dans votre location, passez simplement à la page "Send" dans ces instructions.

Sur la page d'emballage, vous pouvez ajouter des informations sur la façon dont le site livraison est emballé. Niveau d'emballage 1 et niveau d'emballage 2 sont des champs de texte libre dans lesquels vous pouvez ajouter des informations sur les conteneurs de livraison. Si un article est réparti entre deux boîtes, vous pouvez appuyer sur le bouton de ligne de partage pour indiquer les quantités dans chaque boîte.

Une fois que vous avez saisi vos informations d'emballage, cliquez sur "Suivant". Vous accédez alors à la page "Envoyer". 

La dernière page présente un résumé de votre livraison. Vérifiez les détails du site livraison pour vous assurer qu'ils sont corrects. Si vous trouvez des erreurs, vous pouvez appuyer sur précédent pour revenir en arrière et apporter des modifications.

Après avoir examiné les informations, choisissez votre date livraison et votre type livraison . La date livraison est par défaut l'heure actuelle. Ne la modifiez que si vous saisissez un livraison qui s'est produit dans le passé. Pour le type de livraison , choisissez entre terre, mer, air et valise. Vous avez également la possibilité d'ajouter un numéro de suivi (il peut s'agir d'un numéro de conteneur AWB, BOL# ou d'un autre code de suivi utile). Le cas échéant, vous pouvez mettre le nom du conducteur pour référence. Et enfin, vous avez la possibilité de laisser un commentaire.

À l'aide des boutons situés en haut à droite, vous pouvez télécharger une liste de colisage et un bon de livraison générés automatiquement à partir de cette page. Vous avez également la possibilité de télécharger des documents relatifs à l'adresse livraison.

Une fois que vous avez saisi chaque champ et vérifié que l'information est correcte, appuyez sur "envoyer livraison". Votre livraison a maintenant été envoyé et les articles ont été retirés de l'inventaire. Vous serez redirigé vers la page d'affichage de livraison , où vous pourrez voir les détails de livraison, y compris le nouveau statut, "expédié".

livraison Création à partir d'une liste de stock

Afin de créer un mouvement de stock à partir d'un dépôt avec une liste de stock, allez d'abord dans Sortie > Créer un mouvement de stock sortant.

Cela fera apparaître la première page du flux de travail du mouvement de stock. Sur cette page, vous pouvez fournir les informations de base sur votre mouvement de stock :

Une fois que vous avez indiqué l'origine et la destination de votre mouvement de stock, si une liste de stock est associée à cette combinaison de sites, elle apparaîtra dans le menu déroulant. Vous pouvez alors sélectionner la liste de stock correcte et appuyer sur suivant. 

Sur cette page, tous les articles et toutes les quantités de la liste de stock seront préremplis pour vous. Vous pouvez modifier la quantité nécessaire et également ajouter ou supprimer des articles.

Une fois que vous avez la liste complète des demandes, appuyez sur suivant pour aller à la page "Editer". À partir de là, toutes les étapes sont les mêmes que les instructions de base pour la création de livraison .