Importer des produits depuis Excel

Il y a deux façons d'accéder à la page des produits importés.

1. Allez dans Produits>Importer des produits

2. À partir de la page de la liste des produits, cliquez sur le bouton "Importer des produits".

L'une ou l'autre de ces options vous amènera directement à la page d'importation du produit :

À partir de là, vous pouvez 1) télécharger un modèle csv pour l'importation, 2) télécharger un modèle avec tous les produits existants, 3) télécharger un modèle d'importation.

Créer des produits avec le modèle d'importation

Pour créer de nouveaux produits, commencez par télécharger un modèle vierge. Il y aura un exemple de produit pour vous montrer comment formater les données. Veillez à le supprimer avant de procéder à l'importation finale. Remplissez le modèle en suivant le guide étape par étape pour chaque champ ci-dessous. * Indique un champ obligatoire.

• ID du produit : Laissez ce champ vide. L'id est là pour identifier un produit existant. S'il est vide, OpenBoxes saura que vous créez un nouveau produit.
• Code produit : Laissez le champ vide pour générer automatiquement un code. Si vous voulez créer votre propre code, vous pouvez en taper un, mais ce n'est pas recommandé à moins que vous n'ayez un bon système pour garder les codes uniques. OpenBoxes créera un code court et unique pour vous si le champ est vide.
• Nom* : Entrez le nom du produit
• Type de produit : Laissez vide, sauf si vous avez spécifiquement configuré des types de produits personnalisés.
• Catégorie* : Saisissez le nom de la catégorie à laquelle le produit appartient. Si vous entrez une catégorie qui n'existe pas, OpenBoxes la créera et l'ajoutera à l'arbre. Si vous avez des catégories avec des noms en double, OpenBoxes sélectionnera l'un des noms correspondants. Faites donc attention aux fautes de frappe ici.
• Compte GL : Cette option est requise si le suivi du code GL et du budget est activé. Choisissez le code de compte général associé au produit. Vous devez choisir dans une liste de codes existants, ou laisser vide si le suivi budgétaire n'est pas activé.
• Description : Saisissez toute autre information sur le produit. Jusqu'à 250 caractères.
• Unité de mesure : Entrez l'unité de mesure dans laquelle ce produit sera suivi. Veuillez noter que OpenBoxes ne fait pas de conversion automatique pour les UOM, donc l'UOM sera toujours la même pour ce produit.
• Tags : Une façon de catégoriser les produits. Pour en savoir plus sur les étiquettes , cliquez ici. Vous pouvez saisir des étiquettes séparées par une virgule et sans espace, par exemple étiquette1, étiquette2, étiquette3. Si une étiquette n'existe pas, OpenBoxes la créera à l'importation. Faites donc attention aux fautes de frappe dans ce champ

Champs de propriétés spéciales :

• LotandExpiryControl : Tapez VRAI pour que le lot et la date d'expiration soient toujours saisis pour ce produit. Tapez FALSE ou laissez vide pour que le suivi de l'expiration soit facultatif.
• Chaîne du froid : Tapez TRUE si le produit nécessite une chaîne du froid. FAUX ou vide signifie pas de chaîne du froid
• Matière dangereuse : Tapez VRAI si le produit nécessite un emballage pour matières dangereuses. FALSE ou vide signifie non dangereux
• Reconditionné : Tapez VRAI si le produit a été reconditionné. FALSE ou vide signifie qu'il n'a pas été reconditionné.

Champs "Source" et "Prix" : Tous ces champs sont des champs facultatifs à texte libre. Leur utilisation dépendra de la façon dont vous choisirez de configurer les produits.

• Prix unitaire : Saisissez le prix unitaire de l'article dans la devise du système par défaut (ne pas formater en devise, mais en général). Le champ accepte jusqu'à quatre décimales.
• Fabricant : Entrez le nom du fabricant du produit
• Marque : Entrez le nom de la marque du produit
• Code du fabricant : Il s'agit du code/SKU que le fabricant utilise pour le produit.
• Nom du fabricant : Il s'agit dunom que le fabricant donne au produit (PAS le nom du fabricant).
• Vendeur : Le nom du vendeur du produit
• Code du vendeur : Il s'agit du code/SKU que le vendeur utilise pour le produit.
• Nom du vendeur : Il s'agit dunom que le vendeur donne au produit (PAS le nom du vendeur).
• CUP : Entrez le code universel des produits, le cas échéant.
• NDC : Entrez le code national des médicaments, le cas échéant.

Champs d'audit :

• Date de création : Laissez vide. OpenBoxes attribuera une date.
• Date de mise à jour : laissez le champ vide. OpenBoxes attribuera une date.

Une fois que vous avez entièrement rempli le modèle, appuyez sur choisir le fichier et sélectionnez votre document enregistré. Appuyez ensuite sur télécharger.

L'écran suivant vous montrera les données que vous téléchargez, et vous aidera à reconnaître les erreurs potentielles. Les nouvelles données apparaissent en rouge. Comme nous importons de nouveaux produits, il est normal que tout apparaisse en rouge.

Lorsque vous avez examiné vos données, appuyez sur suivant.

La dernière page vous montrera un résumé de ce que vous faites. Dans cet exemple, j'ai effectué 0 modification sur des produits existants et j'importe 1 nouveau produit. OpenBoxes applique également une balise indiquant le numéro d'importation qui sera ajouté à tous les produits de l'importation. Si vous ne voulez pas de cette balise, cliquez sur le x pour la supprimer. Vous pouvez également ajouter d'autres balises que vous souhaitez appliquer à l'importation complète.

Lorsque vous êtes sûr que vos données sont exactes et prêtes à être importées, cliquez sur importer. Vous recevrez un message indiquant que vous avez importé des produits avec succès. Vous pouvez les voir dans la liste des produits ou exporter tous les produits existants dans excel.

Modifier les produits en utilisant l'importation

L'édition de produits est très similaire à la création de produits. Veuillez donc lire cette section en premier et vous assurer que vous la comprenez. Il existe quelques différences essentielles entre la modification et la création de produits. La première est que vous ne partez pas d'un modèle vierge. Vous partez plutôt d'une liste de produits existants.

1. Téléchargez le CSV de tous les produits sur le premier écran du flux de travail d'importation. Vous obtiendrez ainsi une liste de tous les produits avec leurs identifiants et leurs codes.
2. Supprimez les produits que vous ne voulez PAS modifier : Ce n'est pas strictement nécessaire. Si vous réimportez les mêmes produits sans les modifier, rien de grave ne se produira. Mais cela rendra l'importation beaucoup plus lente, et il sera également plus facile de faire des erreurs. Il est donc préférable de supprimer de la feuille tous les produits que vous ne mettez pas à jour.
3. Modifiez les champs que vous souhaitez mettre à jour :
   1. NE PAS modifier le champ id. C'est ainsi que OpenBoxes identifie le produit
   2. Il est possible de modifier le code produit, mais ce n'est pas recommandé car il s'agit d'un champ clé permettant aux utilisateurs de rechercher et d'identifier le produit. Assurez-vous d'avoir bien réfléchi avant de modifier un code produit.
   3. Si vous supprimez la valeur d'une cellule, cette valeur sera remplacée par un blanc. Par exemple, si vous supprimez la liste des étiquettes d'un produit particulier, l'importation supprimera toutes les étiquettes de ce produit.
   4. Il n'est pas nécessaire de modifier les dates de création et de mise à jour. OpenBoxes le fera tout seul.
4. Importez le fichier final
5. Vérifiez les modifications : Vous ne devriez voir du rouge que dans les champs que vous avez effectivement mis à jour. Si vous voyez du rouge dans d'autres champs, c'est que quelque chose s'est mal passé.
6. Examinez les chiffres finaux : Il vous dira combien de produits vous avez édités, et combien vous en créez. Si vous avez l'intention d'éditer, vous devriez voir 0 produit créé.
7. Et importez ! Vous pouvez voir les changements dans la liste de produits ou en exportant un nouveau fichier de liste de produits.