Importer des données dans une nouvelle instance
Ce guide vous montrera comment passer d'une instance vide de OpenBoxes à une version prête à être mise en ligne ! Il montre chaque importation dont vous aurez besoin et illustre l'ordre dans lequel vous devez les réaliser. Les éléments requis sont surlignés en jaune. Les autres éléments sont facultatifs en fonction de la configuration souhaitée. Tous les modèles d'importation mentionnés se trouvent sur OpenBoxes dans configuration>importation de données. En les téléchargeant directement depuis OpenBoxes , vous vous assurez que les importations correspondent à votre version.
Étape 1 : Définir et importer des lieux
Avant d'importer vos lieux, assurez-vous d'avoir déterminé votre structure et vos types location . Assurez-vous de lire les articles sur la configuration des organisations et des emplacements, la configuration des groupes location et les types deLocation et les activités prises en charge. Veuillez noter que si la configuration de location peut être très compliquée, de nombreuses organisations n'ont pas besoin de toutes les fonctions avancées disponibles. Si vous n'avez qu'une seule location où vous gérez l'inventaire, passez l'étape 1a location groupes.
1a. Créez vos groupes location . Si vous utilisez des groupes location , vous devez d'abord les ajouter directement dans OpenBoxes pour pouvoir les référencer dans le modèle d'importation. Allez dans configuration>location groups, et cliquez sur add location group pour ajouter les groupes que vous voulez.
1b. Mettez à jour votre organisation mère. Toutes les instances démarrent avec une organisation créée appelée "Organisation principale". Allez dans configuration>Organisations pour sélectionner cette organisation et la modifier. Mettez à jour le nom de l'organisation avec le nom de l'organisation qui utilise l'instance. Par exemple, si vous configurez cette instance pour un magasin médical central, vous voudrez peut-être que le nom de l'organisation soit "CMS" ou "MOHS" puisque tous les dépôts et les achats seront sous cette organisation. Si vous prévoyez d'utiliser la fonction d'achat, cliquez sur "add party roles" sous role et ajoutez "ROLE_BUYER". Si vous avez une configuration complexe avec plusieurs bureaux émettant tous leurs propres commandes, veuillez consulter l'article sur la configuration des commandes pour obtenir de l'aide.
1c. Importez vos lieux. Importez vos lieux en suivant les instructions ici. Il est possible d'importer tous les lieux dans la même feuille, mais les utilisateurs trouvent souvent plus facile d'importer les lieux par type, car chaque type est légèrement différent. Quelques conseils par type location :
- Fournisseurs : Les fournisseurs ont besoin d'un nom d'organisation, qui doit généralement être le même que le nom du fournisseur. L'importation créera les organisations et les marquera en tant que fournisseurs. Si vous utilisez la fonction de commande, vous voudrez ajouter une adresse pour chaque fournisseur afin qu'elle puisse apparaître sur la commande ou sur tout document d'expédition personnalisé.
- Dépôts : Les dépôts doivent être affectés à l'organisation que vous avez modifiée à l'étape 1b. Si vous utilisez les groupes location , tous les dépôts doivent être affectés à un groupe. Vous devez ajouter une adresse à chaque dépôt afin qu'elle puisse apparaître sur les commandes et les documents d'expédition personnalisés.
- Lieux de livraison (Dispensaires, Pharmacies, Quartiers) : Ils ne nécessitent pas d'organisation. Si vous utilisez les groupes location , tous les lieux doivent être affectés à un groupe. Les adresses peuvent être pertinentes ou non, selon les documents d'expédition que vous souhaitez générer.
1d : Modifiez vos activités soutenues par le dépôt. Lorsque vous utilisez l'importation location , tous les dépôts sont créés avec des paramètres par défaut pour ce type. Toutefois, les dépôts peuvent être personnalisés en fonction des activités que vous souhaitez réaliser dans ce dépôt. Accédez aux emplacements et cliquez sur le dépôt que vous souhaitez modifier. Vous pouvez ajouter et supprimer des activités prises en charge selon que vous prévoyez d'effectuer des achats, un suivi des emplacements location ou une réception partielle dans ce dépôt location. Voir Location types et activités soutenues pour plus de détails.
Étape 2 : Importer des utilisateurs et des personnes
L'étape suivante consiste à ajouter des utilisateurs et des personnes au système. Les utilisateurs peuvent se connecter au système et l'utiliser. Les personnes sont d'autres acteurs de l'organisation qui ne peuvent pas accéder personnellement au système mais peuvent recevoir des courriels de mise à jour. Pour en savoir plus, consultez les rubriques Gérer les utilisateurs et Gérer les personnes.
2a. importer des utilisateurs : Importez votre liste d'utilisateurs en utilisant le modèle d'importation "users". Pour les permissions, choisissez le niveau de permission le plus bas que vous voulez qu'un utilisateur ait dans n'importe quel location. Si vous souhaitez définir des autorisations différentes pour des emplacements spécifiques, vous pouvez le faire à l'étape suivante. Tous les utilisateurs seront créés avec le mot de passe "password". Demandez aux utilisateurs de changer leur mot de passe lors de leur première connexion.
2b. Importez location les autorisations spécifiques des utilisateurs. Si vous voulez que les utilisateurs aient des permissions différentes dans différents dépôts, téléchargez le modèle "Emplacements des utilisateurs". Saisissez le nom d'utilisateur de l'utilisateur que vous venez de créer, le nom du site location, et le rôle que vous souhaitez lui attribuer dans ce site location. Chaque utilisateur a besoin d'une ligne pour chaque location où il a des permissions.
2c. Importez des personnes : Téléchargez le modèle "personnes". Saisissez le prénom et le nom de chaque personne que vous souhaitez référencer dans le système. Si vous souhaitez que ces personnes reçoivent des mises à jour par courrier électronique, entrez leur adresse électronique. Les numéros de téléphone sont facultatifs et Openboxes n'enverra pas de mises à jour par SMS.
Étape 3 : Créez votre fiche produit
Avant de commencer à travailler sur votre fiche produit, assurez-vous d'avoir lu les bases de la configuration des produits. Les utilisateurs avancés peuvent également envisager d'utiliser les types de produits pour gérer différentes catégories de produits.
3a. Définissez votre système de numérotation des produits. OpenBoxes peut générer des codes de produit dans plusieurs formats. Les utilisateurs peuvent choisir entre une combinaison aléatoire de chiffres et de lettres, une combinaison aléatoire de chiffres, un nombre à incrémentation automatique, et n'importe lequel de ces formats avec un préfixe défini. À partir de la version 0.8.20, les utilisateurs peuvent définir le format du code dans le système, sur la page du type de produit. Pour les versions antérieures, le format doit être défini dans le fichier de configuration externe. Une fois le format défini, OpenBoxes générera des codes dans le format approprié lors de l'importation.
3b. Importez votre arborescence de catégories. Tous les produits doivent se voir attribuer une catégorie. Déterminez comment vous voulez structurer votre arbre des catégories, en vous référant aux conseils de la section gérer les catégories. Si vous avez plusieurs niveaux de catégories, veuillez noter que vous devrez importer les catégories parentales, puis télécharger la liste des catégories pour obtenir l'identifiant que vous pourrez référencer comme identifiant parent pour les catégories enfant.
3c. Définissez vos codes de grand livre. Si vous n'avez pas l'intention de saisir les codes de grand livre via la fonction de commande, passez cette étape. Pour les utilisateurs qui ont l'intention d'utiliser les bons de commande et la facturation avec les informations budgétaires requises, chaque produit devra être associé à un code de grand livre. Pour ce faire, vous devez d'abord définir vos comptes de grand livre dans openboxes. Allez dans configuration>GL Accounts pour ajouter les comptes GL que votre organisation utilise.
3d. Importez votre liste de produits. Téléchargez le modèle d'importation de produits et remplissez-le en suivant les instructions. ici. Dans le modèle, attribuez une catégorie à chaque produit (et un compte GL, le cas échéant). Importez le modèle pour créer votre liste maîtresse de produits !
3e. Ajouter des champs personnalisés. Si vous souhaitez ajouter des champs personnalisés à vos produits, vous pouvez le faire en utilisant des attributs. Les attributs sont des champs personnalisés qui peuvent être ajoutés aux produits ou aux sources de produits. Suivez les instructions ici pour ajouter un attribut dans le système. Une fois que vous avez ajouté des attributs, vous pouvez utiliser l'importation "Attribut de produit" pour définir les valeurs pour chaque produit.
3f. Assigner des produits aux catalogues. Pour trier et filtrer facilement vos produits dans une série de listes personnalisées, les utilisateurs peuvent affecter des produits à des catalogues. Utilisez l'importation "Catalogue de produits" pour créer les catalogues que vous souhaitez dans le système. Utilisez l'importation "Product Catalog Item" pour affecter des produits à différents catalogues.
Étape 3 : Importez votre inventaire
Une fois que vous avez ajouté des produits et des emplacements, vous pourrez importer l'inventaire de chacun de vos dépôts. Si vous avez plusieurs dépôts, vous devrez effectuer ces étapes pour chaque dépôt.
1a. Importez les emplacements des bacs. Pour les dépôts qui suivent le stock par emplacement, les emplacements doivent être créés avant l'importation de l'inventaire. Suivez ces instructions pour importer des emplacements dans chaque dépôt.
1b. Inventaire des importations. Suivez les instructions ici pour importer votre inventaire dans chaque dépôt.
1c. Importer des niveaux d'inventaire. En plus d'ajouter des stocks, les utilisateurs peuvent également ajouter des niveaux d'inventaire pour indiquer les quantités minimales, maximales et de réapprovisionnement pour un produit donné dans un dépôt. Cet article fournit plus d'informations sur la façon d'utiliser et d'importer des niveaux d'inventaire.
Niveaux sur les bacs : Les niveaux d'inventaire peuvent également être définis sur des bacs spécifiques afin d'informer les processus de réapprovisionnement au sein d'un dépôt donné. Le même modèle peut être utilisé. Toutefois, ces niveaux ne peuvent actuellement pas être saisis par importation.
Étape 4 : Importer les données d'achat et de sourcing
Pour les organisations qui utilisent la fonction PO, il est possible d'ajouter des données de codage budgétaire et des données sur les fournisseurs de produits qui peuvent être référencées dans la fonction PO.
4a. Importation des codes budgétaires. L'importation des codes budgétaires est en cours de développement. Les codes peuvent être ajoutés manuellement dans configuration>codes budgétaires.
4b. Importer des informations sur les fournisseurs de produits. Les fiches des fournisseurs de produits permettent aux utilisateurs d'enregistrer les fournisseurs et fabricants préférés ou approuvés pour un produit, ainsi que le prix le plus récent payé pour ce produit. Suivez les instructions de l'importation "source du produit" pour ajouter ces données.
- Attributs (champs personnalisés). Comme pour les produits, des champs personnalisés peuvent être ajoutés aux fiches fournisseurs de produits à l'aide d'attributs. Ajoutez d'abord les attributs dans OpenBoxes, puis utilisez l'importation "attributs de la source du produit" pour ajouter des valeurs pour ces champs personnalisés.
- Types de préférence. OpenBoxes dispose de types de préférence prédéfinis - préféré, approuvé, qualifié, non qualifié et ne pas commander - qui peuvent être ajoutés aux produits via l'importation "source du produit". Si l'utilisateur souhaite définir des types de préférence personnalisés, il peut aller dans Configuration>Type de préférence. Ces types de préférence peuvent ensuite être attribués via l'importation "source du produit". L'importation des "références de la source du produit" n'est utilisée que dans les cas où il y a plusieurs bureaux différents qui émettent des bons de commande.
Étape 5. Importez les listes de stock :
Les listes de stock sont une fonction facultative mais incroyablement utile pour la gestion de la distribution dans OpenBoxes. Les listes de stock doivent être ajoutées une par une, mais les éléments des listes de stock peuvent être importés d'Excel une fois l'en-tête créé. Lisez cet article pour apprendre comment créer et importer des listes de stock.